आउटलुक पीएसटी फाइलें क्या हैं और उनका उपयोग क्यों करें... या नहीं?

बस हर किसी के बारे में मैं काम के साथ उनके कॉर्पोरेट ईमेल खाते के आकार के बारे में शिकायत करता हूं। आम तौर पर यह कोई समस्या नहीं है (लेकिन लोग अभी भी शिकायत करते हैं) क्योंकि जब कोई मेलबॉक्स इसे सीमित करता है, तो अधिकांश ईमेल सर्वर (जैसे Microsoft एक्सचेंज) उपयोगकर्ता को चेतावनी देगा ताकि वे मेलबॉक्स को पहले साफ कर सकें सर्वर लागू करता है सर्वर से भेजने / प्राप्त करने को प्रतिबंधित करके उनका आकार सीमा।

अब, यह सब ठीक है और बांका UNTIL है... आप कुछ दिनों के लिए छुट्टी पर जाते हैं, उन ईमेल साइज की चेतावनियाँ आती हैं और फिर आती हैं। KABOOM !!! आपका मेलबॉक्स पूर्ण है, और आप उस चीज़ के लिए अपने मोबाइल या यहां तक ​​कि OWA (आउटलुक वेब एक्सेस) से ईमेल भेज / प्राप्त नहीं कर सकते हैं। मुझे एक मिलियन बार कॉल मिला है। मेरा iPhone ईमेल नहीं भेज सकता, मदद करो!

• इसलिए क्या करना है?
• क्या इन अपर्याप्त आकार के मेलबॉक्सों का कोई समाधान है?
• छुट्टी पर जाने से पहले मुझे क्या करना चाहिए?

अब मैं आपको कुख्यात (IT के अनुसार) से मिलवाता हूँ आउटलुक पीएसटी फ़ाइल.

आउटलुक .PST फाइलें क्या हैं?

• आउटलुक डेटा फ़ाइलें या Microsoft आउटलुक .PST फ़ाइलें (जैसा कि वे अधिक प्रसिद्ध हैं) का उपयोग करके बनाया जा सकता है Microsoft Outlook अपने सर्वर मेलबॉक्स खाते से ईमेल और अनुलग्नकों को अपने स्थानीय में स्थानांतरित या कॉपी करने के लिए पीसी। अनिवार्य रूप से, यह एक स्थानीय संग्रह या संग्रहण फ़ाइल है जिसे आप अपने कंप्यूटर के हार्ड ड्राइव, यूएसबी ड्राइव या सर्वर शेयर पर ईमेल और संलग्नक को संग्रहीत करने के लिए बनाते हैं (यह निर्भर करता है कि आप इसे कहां बनाते और संग्रहीत करते हैं)।

आप Outlook .PST फ़ाइलों में कितना स्टोर कर सकते हैं?

• Outlook 2003/2007 से पहले, .PST फ़ाइलें केवल 2 गीगाबाइट ईमेल और अनुलग्नक संग्रहीत कर सकती हैं। आउटलुक 2003 और आउटलुक 2007 के साथ, प्रारूप बदल गया है। PST फ़ाइलों को डिफ़ॉल्ट रूप से डिफ़ॉल्ट रूप से 20 गीगाबाइट से अधिक के रूप में आवश्यकतानुसार बढ़ने की अनुमति देता है। कॉन्फ़िगरेशन संशोधित है.
• ईमानदारी से, उन्हें 20 गिग्स नहीं मिलेंगे। यह है बहुत अपने .PST फ़ाइलों को कुछ गिग्स से बड़ा नहीं रखने के लिए बेहतर विचार। यदि आपको अधिक संग्रहण स्थान की आवश्यकता है, तो बनाने के बजाय एक नई .PST फ़ाइल बनाएं विशाल .PST अभिलेखागार बड़ी .PST फ़ाइलों को भ्रष्टाचार और डेटा हानि का अधिक मौका मिलता है (साथ ही यह बुरे लड़कों का बैकअप लेने के लिए उतना ही कठिन होगा।) आप कई .P अपने आउटलुक क्लाइंट को फाइल की जरूरत है ताकि आप अपने ईमेल को तार्किक रूप से कई में अलग-अलग कर सकें। यदि आप पुराने के कुछ गिग से अधिक स्टोर करना चाहते हैं तो। ईमेल।
• TIP - यदि आप पुराने ईमेल को संग्रहित करने के लिए .PST फ़ाइलों का उपयोग कर रहे हैं, तो आप उन सभी पुराने डेटा को कॉपी करने के बाद उन्हें संपीड़ित करें। ईमेल आमतौर पर सिर्फ पाठ है, इसलिए यह बहुत अच्छी तरह से संपीड़ित करता है।

मैं Outlook .PST फाइलें कैसे बना सकता हूं?

• यह आसान है, यहां कुछ गाइड हैं आउटलुक 2007, 2013 तथा 2016.

.PST फ़ाइलों का उपयोग / निर्माण क्यों करें? लाभ?

मेलबॉक्स आकार

• इस अनुच्छेद का पहला पैराग्राफ याद है? अधिकांश ईमेल व्यवस्थापक कॉर्पोरेट मेलबॉक्स के आकार को सीमित करते हैं। जितना बड़ा मेलबॉक्स, उतने ही डिस्क स्थान की उन्हें आवश्यकता होती है, उतनी ही उन्हें बैकअप की आवश्यकता होती है और जितने अधिक समय के लिए उन्हें बैकअप की आवश्यकता होती है।
• यदि आपका ईमेल पैकरैट (मेरे जैसा), तो 200 मेगाबाइट मेलबॉक्स ने इसे नहीं काटा। जहाँ .PST फाइलें आती हैं। बस एक .PST फ़ाइल बनाएं और उसमें अपना ईमेल खींचें और छोड़ें। वे आउटलुक में एक नियमित मेलबॉक्स फ़ोल्डर की तरह काम करते हैं। खींचें और छोड़ें। यह आसान है! मंच>.
• Windows खोज के नवीनतम संस्करण आपके मेलबॉक्स और सभी स्थानीय .PST फ़ाइलों (कॉन्फ़िगर करने योग्य) को अनुक्रमित करते हैं जो Microsoft में निर्मित खोज सुविधाओं के माध्यम से सभी ईमेलों तक लगभग त्वरित पहुँच की अनुमति देता है आउटलुक।

बैकअप और आपदा वसूली

• यदि आपके पास कोई ईमेल व्यवस्थापक नहीं है (या विश्वास है) जो नियमित रूप से आपके ईमेल सर्वर का बैकअप करता है, तो अपने ईमेल की प्रतिलिपि बनाएँ (हाँ, आपको इसकी आवश्यकता नहीं है एक स्थानीय करने के लिए मेल .PST फ़ाइलें, आप इसे भी कॉपी कर सकते हैं) .PST फ़ाइल एक तेज और आसान तरीका है अपने ईमेल को सुनिश्चित करने के लिए एक सर्वर डॉ में पुनर्प्राप्त करने योग्य है परिदृश्य।

पोर्टेबिलिटी

• .PST फाइलें ईमेल को पोर्टेबल बनाती हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप एक मेलबॉक्स से दूसरे में ईमेल स्थानांतरित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, शायद आपकी बदलती नौकरियां और कुछ पुराने ईमेल लाना चाहते हैं। या शायद आप होस्ट प्रदाता बदल रहे हैं। या, हो सकता है कि आप अपने व्यक्तिगत और कार्य ईमेल को एक .PST फ़ाइल में कॉपी करना चाहते हैं, इसे एक छोटी सी USB ड्राइव पर रखें और इसे हर समय अपने पास रखें। जैसा मैंने कहा, .PST फाइलें मेल को बहुत पोर्टेबल रखती हैं। और हाँ, ऐसा GMAIL खाता है लेकिन यह लेख GMAIL के बारे में नहीं है :)

सुरक्षा

• क्या आपको पता है कि आपका IT पुरुष / विभाग आपके ईमेल को पढ़ रहा है या नहीं, यह ट्रैक करना / ऑडिट करना लगभग असंभव है। ईमेल / एक्सचेंज सर्वर को एक स्थानीय .PST फ़ाइल से "संवेदनशील" या "गोपनीय" ईमेल को स्थानांतरित करना सुरक्षा की एक परत जोड़ता है।
• ध्यान दें: अधिकांश आईटी विभागों में आपकी .PST फ़ाइलों को बिना हड़पने की क्षमता होती है, ताकि आप इसे अपने हार्ड ड्राइव से सही तरीके से जान सकें। इस वजह से, आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर अतिरिक्त सुरक्षा को लागू करना आवश्यक है। मैं इस विषय पर शीघ्र ही एक लेख लिखूंगा, लेकिन अभी के लिए, इस पर एक नज़र डालें इस लेख। यह थोड़ा "GEEKY" है, इसलिए मैं इसे जल्द ही एक लेख के साथ पालन करूंगा, जो .PST फ़ाइलों को सुरक्षित करने के लिए कुछ विकल्प बताता है।

.PST फ़ाइलों का उपयोग करने के लिए डाउनसाइड क्या हैं?

दूरस्थ पहुँच

• एक बार मेल है ले जाया गया एक .PST फ़ाइल में, यह अब OWA या मोबाइल फोन जैसे रिमोट एक्सेस एप्लिकेशन का उपयोग करने वाले सर्वर पर उपलब्ध नहीं होगा जो आपके मेलबॉक्स के साथ SYNC है। .PST फ़ाइलों में ईमेल का उपयोग करने के लिए, आपको पूर्ण Microsoft Outlook क्लाइंट का उपयोग करना होगा। एक छोटा यूएसबी ड्राइव इन स्थितियों में मदद कर सकता है। हालाँकि, यह सर्वर पर ईमेल छोड़ने के लिए अभी भी उतना सुविधाजनक नहीं है।

लोग आपको पसंद नहीं करते हैं, और यह संभव है कि आप अपनी नौकरी खो सकते हैं

• समय के साथ .PST फाइलें (आपके द्वारा प्राप्त / रखे जाने वाले ईमेल के आधार पर) आपके स्थानीय कंप्यूटर या सर्वर साझा पर एक बहुत सी जगह ले सकती हैं, इस पर निर्भर करती है कि आप उन्हें कहाँ संग्रहीत करते हैं। IT लोग किसी भी चीज़ से नफरत करते हैं जो उन्हें तब तक किसी भी चीज़ पर काम करता है जब तक कि यह उनके फिर से शुरू नहीं कर रहा है, इसलिए कहीं न कहीं बहुत सारे डेटा डाल रहा है जिससे उन्हें अधिक डिस्क स्पेस खरीदने की आवश्यकता होगी।
• कॉर्पोरेट कानूनी और अधिकांश रिकॉर्ड प्रबंधन विभाग .PST फ़ाइलों की तरह नहीं होते हैं क्योंकि वे अंतिम उपयोगकर्ता को कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रतिधारण / विनाश नीतियों को आसानी से अनदेखा या बायपास करने की अनुमति देते हैं।
• कॉर्पोरेट सूचना सुरक्षा टीमें भी .PST फ़ाइलों की तरह नहीं हैं क्योंकि यदि कानूनी कभी उनसे पूछें एक मुकदमे या उप-प्रक्रिया के लिए डेटा को पुनर्प्राप्त करना, .PST फ़ाइलें डेटा की लागत और प्रयास को बढ़ा सकती हैं स्वास्थ्य लाभ।

प्रणाली और मस्तिष्क प्रदर्शन

• आपके पास जितना अधिक ईमेल होगा, उतना ही अधिक ईमेल आपके और आपके कंप्यूटर का ट्रैक रखने और प्रोसेस करने की आवश्यकता होगी।
• क्योंकि अधिक ईमेल और अटैचमेंट विंडोज सर्च (या कुछ अन्य ईमेल / सिस्टम इंडेक्सर) द्वारा अनुक्रमित होते हैं, आपका इंडेक्स बड़ा होगा, और आपकी खोजों को अधिक समय लगेगा।

इसलिए, उम्मीद है, मैंने Microsoft Outlook .PST फ़ाइलों के बारे में आपके सभी सवालों के जवाब दिए और कुछ उच्च-स्तरीय पेशेवरों और विपक्षों को कवर किया। लेकिन अगर मैं कुछ भी याद करता हूं, तो कृपया बेझिझक एक टिप्पणी छोड़ दें या मेरे प्रश्न को पोस्ट करें मंच.