Microsoft Excel में डेटा सत्यापन का उपयोग करके ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं

कैसे

द्वारालोरी कॉफ़मैन

पिछला नवीनीकरण14 नवंबर, 2017

डेटा सत्यापन आपको उन चीजों को करने की अनुमति देता है, जिसमें जटिल कस्टम सेटिंग्स शामिल होती हैं जैसे उपयोगकर्ताओं को एक सूची से विकल्प चुनने या कोशिकाओं को कुछ डेटा प्रकारों तक सीमित करने के लिए। जब आप अपने Microsoft Excel डेटा को सुसंगत और मानकीकृत रखना चाहते हैं तो यह बहुत उपयोगी होता है।

आज मैं आपको दिखाऊंगा कि डेटा सत्यापन का उपयोग करके सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाई जाए। हालाँकि, मैं एक्सेल 2016 का उपयोग करके स्क्रीनशॉट ले रहा हूं, लेकिन यदि आप Excel 2013 जैसे पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो चरण समान हैं।

एक डेटा तालिका और विकल्पों की सूची बनाएँ

सबसे पहले, एक बुनियादी डेटा टेबल सेट करें। आप या तो अपने डेटा को मैन्युअल रूप से टाइप कर सकते हैं या किसी अन्य स्रोत से कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।

इसके बाद, हम ड्रॉप-डाउन सूची के लिए विकल्पों की एक सूची दर्ज करने जा रहे हैं। आप ऐसा कर सकते हैं जब आप डेटा सत्यापन को परिभाषित करते हैं या आप उसी कार्यपत्रक पर या किसी अन्य कार्यपत्रक पर किसी अन्य स्थान पर सूची को परिभाषित कर सकते हैं।

इस उदाहरण के लिए, हम किसी अन्य वर्कशीट पर ड्रॉप-डाउन सूची के विकल्पों को सूचीबद्ध करने जा रहे हैं, इसलिए एक्सेल विंडो के निचले हिस्से में एक वर्कशीट टैब पर क्लिक करें।

प्रत्येक विकल्प को एक कॉलम (या पंक्ति) में दर्ज करें, एक सेल में एक विकल्प। फिर, अपने डेटा के साथ कार्यपत्रक पर वापस जाएं।

चयनित सेल के लिए डेटा सत्यापन चालू करें

इस उदाहरण के लिए, हम ड्रॉप-डाउन सूचियों को इसमें जोड़ना चाहते हैं रेटिंग स्तंभ, या स्तंभ बी. उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में भी जोड़ना चाहते हैं। हमारे मामले में, हमने चयन किया बी 2 के माध्यम से B10.

फिर, क्लिक करें डेटा टैब।

में डेटा उपकरण अनुभाग, क्लिक करें डेटा मान्य बटन।

चयनित कक्षों में एक ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ें

डेटा मान्य संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। पर समायोजन टैब, आपके पास चयनित कक्षों में दिनांक, संख्याओं, दशमलव, समय या एक निश्चित लंबाई के लिए एक्सेल प्रतिबंधित प्रविष्टियां हो सकती हैं।

हमारे उदाहरण के लिए, का चयन करें सूची वहाँ से अनुमति प्रत्येक चयनित कोशिकाओं में एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची।

ड्रॉप-डाउन सूची विकल्पों के लिए स्रोत का चयन करें

अब, हमें प्रत्येक ड्रॉप-डाउन सूची में विकल्पों के लिए स्रोत निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के दो तरीके हैं। पहली विधि में मैन्युअल रूप से विकल्प लिखना शामिल है स्रोत बॉक्स कोमा से अलग हो गया। यदि आपके पास वस्तुओं की एक लंबी सूची है, तो यह समय लेने वाली हो सकती है।

इस लेख में पहले, हमने एक अलग वर्कशीट पर वस्तुओं की एक सूची बनाई। अब हम प्रत्येक चयनित सेल में ड्रॉप-डाउन सूची को पॉप्युलेट करने के लिए उस सूची का उपयोग करने जा रहे हैं। इस दूसरी विधि को प्रबंधित करना आसान है। आप वर्कशीट वाले विकल्पों को भी छिपा सकते हैं (वर्कशीट टैब पर राइट-क्लिक करें और चुनें छिपाना) जब आप अपने उपयोगकर्ताओं को कार्यपुस्तिका वितरित करते हैं।

अपनी ड्रॉप-डाउन सूची में अलग कार्यपत्रक से सूची जोड़ने के लिए, दाईं ओर ऊपर तीर पर क्लिक करें स्रोत डिब्बा।

डेटा मान्य संवाद बॉक्स सिर्फ नीचे सिकुड़ता है स्रोत बॉक्स और आप संवाद बॉक्स के नीचे अपनी कार्यपुस्तिका तक पहुँच सकते हैं। ड्रॉप-डाउन सूची विकल्पों वाले कार्यपत्रक के लिए टैब पर क्लिक करें।

अगला, विकल्प वाले कक्षों का चयन करें। विकल्प के साथ वर्कशीट का नाम और सेल रेंज जोड़ा जाता है स्रोत पर बॉक्स डेटा मान्य संवाद बॉक्स।

के दाईं ओर नीचे तीर पर क्लिक करें स्रोत बॉक्स इनपुट स्वीकार करने और संवाद बॉक्स का विस्तार करने के लिए।

एक इनपुट संदेश जोड़ें

आप ड्रॉप-डाउन सूची में एक वैकल्पिक संदेश जोड़ सकते हैं। शायद आप एक मदद संदेश या टिप प्रदर्शित करना चाहते हैं। संदेश को छोटा रखना एक अच्छा विचार है।

एक संदेश जोड़ने के लिए जब ड्रॉप-डाउन सूची वाले सेल का चयन किया जाता है, तो क्लिक करें इनपुट संदेश टैब। इसके बाद, दर्ज करें शीर्षक और यह इनपुट संदेश बक्से में।

एक त्रुटि चेतावनी जोड़ें

ड्रॉप-डाउन सूची में एक अन्य विकल्प आइटम एक त्रुटि संदेश है, जो तब प्रदर्शित होता है जब कोई उपयोगकर्ता सत्यापन सेटिंग्स से मेल खाने वाले डेटा में प्रवेश करने की कोशिश करता है। हमारे उदाहरण में, जब कोई सेल में एक विकल्प टाइप करता है जो किसी भी पूर्व निर्धारित विकल्प से मेल नहीं खाता है, तो त्रुटि संदेश प्रदर्शित होता है।

त्रुटि संदेश जोड़ने के लिए, क्लिक करें त्रुटि चेतावनी टैब। के लिए डिफ़ॉल्ट विकल्प अंदाज त्रुटि चेतावनी है रुकें. आप भी चुन सकते हैं चेतावनी या जानकारी. इस उदाहरण के लिए, के डिफ़ॉल्ट विकल्प को स्वीकार करें रुकें में अंदाज ड्राॅप डाउन लिस्ट।

प्रवेश करें शीर्षक तथा त्रुटि संदेश के लिए त्रुटि चेतावनी. त्रुटि संदेश को छोटा और सूचनात्मक रखना सबसे अच्छा है। क्लिक करें ठीक.

अपनी नई ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करें

अब, जब आप उस सेल पर क्लिक करते हैं जिसमें आपने डेटा सत्यापन सूची जोड़ी है, तो एक ड्रॉप-डाउन सूची प्रदर्शित होगी और आप एक विकल्प चुन सकते हैं।

अगर आपने ए इनपुट संदेश ड्रॉप-डाउन सूची में, यह तब प्रदर्शित होता है जब आप ड्रॉप-डाउन सूची वाले सेल का चयन करते हैं।

यदि आप एक विकल्प दर्ज करने का प्रयास करते हैं जो पूर्व निर्धारित विकल्पों में से किसी से मेल नहीं खाता है, तो त्रुटि चेतावनी आप एक डायलॉग बॉक्स पर डिस्प्ले सेट करते हैं।

आपने एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग कैसे किया है? हमें टिप्पणियों में बताएं। इसके अलावा, हमारे दूसरे को देखें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टिप्स और हमारे ट्यूटोरियल के लिए Google शीट में ड्रॉप-डाउन बनाना.