PowerPoint प्रस्तुति के फ़ाइल आकार को कैसे कम करें

कैसे

द्वाराबेन स्टॉकटन

पिछला नवीनीकरण24 जनवरी, 2020

सबसे अच्छी PowerPoint प्रस्तुतियाँ वे हैं जो अपने इच्छित दर्शकों के लिए गतिशील और दिलचस्प हैं। आमतौर पर, इसका मतलब है कि आप छवियों का उपयोग कर रहे हैं, वीडियो, और अन्य दृश्य तत्वों को अपने अंक प्राप्त करने के लिए।

दुर्भाग्य से, प्रस्तुति जितनी बड़ी होगी और जितने अधिक तत्व आप उपयोग करेंगे, फाइल उतनी ही बड़ी होगी। यदि आपकी पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन फ़ाइल बस बहुत बड़ी है, तो यहां कुछ कदम दिए गए हैं, जिससे आप समग्र फ़ाइल आकार को कम कर सकते हैं।

पॉवरपॉइंट इमेजेज कंप्रेस करना

किसी भी पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन के साथ सबसे बड़ी समस्या टेक्स्ट की नहीं है - यह छवियों की है। अधिक छवियों का मतलब एक बड़ी फ़ाइल है, लेकिन आप समस्या को कम करने के लिए कुछ कदम उठा सकते हैं।

कार्यालय दस्तावेजों में छवि का आकार कम करना समग्र फ़ाइल आकार को कम करेगा, और ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका आपकी छवियां संपीड़ित करना है। इसका नकारात्मक पहलू छवि की गुणवत्ता में कमी है। PowerPoint, कई संपीड़न विकल्पों की पेशकश करता है, हालांकि, इसलिए आप बेहतर गुणवत्ता वाली छवियों का उपयोग करने का निर्णय ले सकते हैं, हालांकि परिणामस्वरूप छवि संपीड़न कम हो जाएगा।

आरंभ करने के लिए, अपनी PowerPoint प्रस्तुति खोलें। एक छवि का चयन करें, फिर दबाएँ प्रारूप> संपीडित चित्र रिबन बार में।

यह ऊपर लाएगा संपीडित चित्र विकल्प बॉक्स। एक अतिरिक्त सहित पांच अलग-अलग छवि रिज़ॉल्यूशन विकल्प हैं डिफ़ॉल्ट रिज़ॉल्यूशन का उपयोग करें अपनी छवियों को बरकरार रखने का विकल्प।

प्रत्येक संकल्प में मापा जाता है पिक्सल प्रति इंच, जहां बड़ी संख्या, बेहतर गुणवत्ता (और फ़ाइल आकार जितना बड़ा)। अधिकतम संपीड़न के लिए, का चयन करें ई-मेल (96 पीपीआई)।

यदि आप केवल एक छवि को संपीड़ित करना चाहते हैं, तो छोड़ दें केवल इस चित्र पर लागू करें चेकबॉक्स की जाँच की। यदि आप एक ही बार में अपनी PowerPoint प्रस्तुति में सभी छवियों को संक्षिप्त करना चाहते हैं, तो इस विकल्प को अनचेक करें।

दबाएँ ठीक तैयार होने के बाद अपनी छवि (या चित्र) को संपीड़ित करें।

एक बार जब आप अपनी PowerPoint प्रस्तुति सहेज लेंगे (फ़ाइल> सहेजें), फ़ाइल का आकार कम किया जाना चाहिए। फ़ाइल आकार पर छवि संपीड़न का प्रभाव आपकी प्रस्तुति में छवियों की संख्या, साथ ही साथ उनकी मूल गुणवत्ता पर निर्भर करेगा।

PowerPoint में वीडियो संपीड़ित करना

अन्य प्रकार के मीडिया को सम्‍मिलित करना, वीडियो फ़ाइलों की तरह, आपके PowerPoint फ़ाइल आकार को कम करने का अगला चरण है। वीडियो फ़ाइलें, विशेष रूप से, यदि आप अपनी प्रस्तुति में एम्बेड कर रहे हैं, तो अपने PowerPoint फ़ाइलों को बड़े पैमाने पर बढ़ा सकते हैं।

शुक्र है, PowerPoint वीडियो फ़ाइलों को संपीड़ित और परिवर्तित करने के लिए एक अंतर्निहित पद्धति प्रदान करता है। ऐसा करने के लिए, PowerPoint में अपनी प्रस्तुति खोलें, फिर दबाएं फ़ाइल> जानकारी> मीडिया संपीड़ित करें. ड्रॉप-डाउन मेनू में, वह गुणवत्ता चुनें, जिसे आप अपनी एम्बेडेड वीडियो फ़ाइलों के लिए उपयोग करना चाहते हैं।

आप चुन सकते हैं पूर्ण HD (1080p), HD (720p) तथा स्टैंडर्ड (480p) वीडियो की गुणवत्ता।

यदि वीडियो फ़ाइलों का समर्थन किया जाता है, तो PowerPoint स्वचालित रूप से मीडिया फ़ाइलों को संपीड़ित करेगा, प्रक्रिया में उनकी समग्र गुणवत्ता को कम करेगा। क्लिक करें फ़ाइल> जानकारी> मीडिया संपीडित करें> पूर्ववत करें प्रक्रिया को पूर्ववत करने के लिए यदि गुणवत्ता बहुत कम है।

यदि आप इस प्रक्रिया से खुश हैं, तो अपना दस्तावेज़ सहेजें (फ़ाइल> सहेजें).

PPTX फ़ाइल स्वरूप में सहेजा जा रहा है

अधिकांश PowerPoint उपयोगकर्ता PPT, PowerPoint फ़ाइल प्रारूप से परिचित हैं। कई पुराने PowerPoint प्रस्तुतियों को अभी भी सहेजा गया है और इस पुराने प्रारूप में वितरित किया गया है।

दुर्भाग्य से, पीपीटी फ़ाइल प्रारूप अप्रचलित है। प्रतिस्थापन, PPTX, PowerPoint प्रस्तुतियों के फ़ाइल आकार को कम करने के लिए संपीड़न का उपयोग करता है। PPTX प्रारूप में अपने दस्तावेज़ों को सहेजना, साथ ही मौजूदा PPT फ़ाइलों को PPTX में परिवर्तित करना, फ़ाइल आकार पर एक बड़ा प्रभाव डाल सकता है।

अपनी PPT फाइल को PPTX में बदलने के लिए, PowerPoint में PPT फाइल खोलें। वहां से, क्लिक करें फ़ाइल> जानकारी> कन्वर्ट.

यह खुल जाएगा के रूप रक्षित करें पीपीटीएक्स फ़ाइल प्रारूप का चयन करके संवाद बॉक्स, स्वचालित रूप से। अपनी नई PPTX प्रस्तुति के लिए फ़ाइल नाम की पुष्टि करें, फिर दबाएँसहेजें पुष्टि करने के लिए।

संपीड़न का अतिरिक्त लाभ जो पीपीटीएक्स फ़ाइल मूल पीपीटी प्रारूप पर प्रदान करता है, उसे फ़ाइल आकार को कम करने में मदद करनी चाहिए। PPTX फ़ाइल के रूप में अपनी PowerPoint प्रस्तुति को सहेजने का प्रभाव आपकी मूल प्रस्तुति फ़ाइल पर निर्भर करेगा, हालाँकि।

एंबेडेड फ़ॉन्ट्स अक्षम करना

अधिकांश PowerPoint उपयोगकर्ता अपनी प्रस्तुति के लिए डिफ़ॉल्ट सिस्टम फ़ॉन्ट का उपयोग करेंगे, लेकिन यदि आप एक थीम प्रस्तुति बना रहे हैं, तो आप अपने PowerPoint फ़ाइल में तृतीय-पक्ष फ़ॉन्ट को एम्बेड करने का निर्णय ले सकते हैं। ये एम्बेड किए गए फ़ॉन्ट बहुत अच्छे लग सकते हैं, लेकिन वे आपके PowerPoint फ़ाइल का आकार बढ़ा सकते हैं।

जब तक आप उन्हें शामिल करने के बारे में निश्चित नहीं हैं, आपको PowerPoint में एम्बेडेड फोंट विकल्प को अक्षम करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, क्लिक करें फ़ाइल> विकल्प PowerPoint विकल्प मेनू खोलने के लिए।

में PowerPoint विकल्प मेनू, दबाएँ सहेजें टैब।

के नीचे इस प्रस्तुति को साझा करते समय निष्ठा बनाए रखें अनुभाग, निष्क्रिय करने के लिए क्लिक करें फ़ाइल में फोंट एम्बेड करें चेकबॉक्स।

विकल्प अनियंत्रित होने के बाद, क्लिक करें ठीक सेटिंग को बचाने के लिए, फिर दबाएँ फ़ाइल> सहेजें दस्तावेज़ को बचाने के लिए। एक बार सहेजने के बाद, किसी भी एम्बेडेड फ़ॉन्ट फ़ाइलों को हटा दिया जाना चाहिए।

हालाँकि, यह एक ऐसी सेटिंग है जो केवल कम संख्या में PowerPoint उपयोगकर्ताओं को प्रभावित करना चाहिए, और यदि आप कस्टम फोंट की एक महत्वपूर्ण संख्या का उपयोग कर रहे हैं, तो केवल अपने PowerPoint फ़ाइल आकार को कम कर सकते हैं।

छिपे हुए PowerPoint डेटा को निकालना

आपके द्वारा बनाए गए प्रत्येक PowerPoint दस्तावेज़ में इससे जुड़ी अतिरिक्त जानकारी होती है, जिसमें यह लेखक और अन्य छिपे हुए मेटाडेटा शामिल हैं। यदि आप अपने PowerPoint फ़ाइल आकार को ऑप्टिमाइज़ करने का प्रयास कर रहे हैं, तो इस जानकारी को हटाने से फ़ाइल का आकार कम करने में मदद मिलनी चाहिए, हालांकि प्रभाव अपेक्षाकृत कम होना चाहिए।

ऐसा करने के लिए, अपनी PowerPoint प्रस्तुति खोलें, फिर क्लिक करें फ़ाइल> जानकारी> मुद्दों के लिए जाँच करें> दस्तावेज़ का निरीक्षण करें.

में दस्तावेज़ निरीक्षक खिड़की, सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी चेकबॉक्स चयनित है, फिर दबाएँ निरीक्षण.

दस्तावेज़ निरीक्षक द्वारा आपकी PowerPoint प्रस्तुति को स्कैन करने के बाद, पर क्लिक करें सभी हटाएं के लिए बटन दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी विकल्प।

यह आपकी PowerPoint प्रस्तुति से सभी व्यक्तिगत मेटाडेटा को निकाल देगा, फ़ाइल का आकार एक छोटी राशि से कम कर देगा।

बेहतर PowerPoint प्रस्तुतियाँ बनाना

आपको उच्च-गुणवत्ता वाले PowerPoint प्रस्तुतियों को बनाने के लिए गुणवत्ता से समझौता करने की आवश्यकता नहीं है। यदि PowerPoint फ़ाइल का आकार आपको चिंतित करता है, तो अपनी मीडिया फ़ाइलों को संपीड़ित करें और PPTX फ़ाइल स्वरूप का उपयोग करें।

यदि आप PowerPoint को पूरी तरह से खोदना चाहते हैं, तो आप सोच सकते हैं Microsoft स्वे का उपयोग करना बजाय।