आउटलुक पीएसटी फाइलें क्या हैं और उनका उपयोग क्यों करें… या नहीं?

व्याख्याता

द्वारास्टीव क्रूस

अंतिम बार अद्यतन किया गया27 अक्टूबर, 2021

मैं काम के दौरान जिन सभी लोगों से बात करता हूं, वे उनके कॉर्पोरेट ईमेल खाते के आकार के बारे में शिकायत करते हैं। आम तौर पर यह कोई समस्या नहीं है (लेकिन लोग अभी भी शिकायत करते हैं) क्योंकि जब कोई मेलबॉक्स अपनी सीमा तक पहुंचता है, तो अधिकांश ईमेल सर्वर (जैसे माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज) उपयोगकर्ता को चेतावनी देंगे ताकि वे मेलबॉक्स को पहले साफ कर सकें सर्वर लागू करता है सर्वर से भेजने/प्राप्त करने को प्रतिबंधित करके उनके आकार की सीमा।

अब, यह सब ठीक है और बांका जब तक... आप कुछ दिनों के लिए छुट्टी पर जाते हैं, वे ईमेल आकार की चेतावनियाँ आती हैं और जाती हैं, और फिर बेम! आपका मेलबॉक्स भरा हुआ है, और अब आप अपने मोबाइल या उस मामले के लिए OWA (आउटलुक वेब एक्सेस) से ईमेल भेज/प्राप्त नहीं कर सकते हैं। मुझे कॉल एक लाख बार प्राप्त हुई है। मेरा iPhone ईमेल नहीं भेज सकता, मदद करें!

• इसलिए क्या करना है?
• क्या इन अपर्याप्त आकार के मेलबॉक्सों का कोई समाधान है?
• छुट्टी पर जाने से पहले मुझे क्या करना चाहिए?

अब मैं आपको कुख्यात से मिलवाता हूं (आईटी के अनुसार) आउटलुक पीएसटी फ़ाइल.

आउटलुक .PST फाइलें क्या हैं?

• Outlook डेटा फ़ाइलें या Microsoft Outlook .PST फ़ाइलें (जैसा कि वे अधिक प्रसिद्ध हैं) का उपयोग करके बनाई जा सकती हैं Microsoft Outlook आपके सर्वर मेलबॉक्स खाते से ईमेल और अनुलग्नकों को आपके स्थानीय में ले जाने या कॉपी करने के लिए पीसी. अनिवार्य रूप से, यह एक स्थानीय संग्रह या संग्रहण फ़ाइल है जिसे आप अपने कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव, USB ड्राइव, या सर्वर शेयर पर ईमेल और अटैचमेंट को संग्रहीत करने के लिए बनाते हैं (यह इस पर निर्भर करता है कि आप इसे कहाँ बनाते और संग्रहीत करते हैं)।

आप आउटलुक .PST फाइलों में कितना स्टोर कर सकते हैं?

• आउटलुक 2003/2007 से पहले, .PST फाइलें केवल 2 गीगाबाइट ईमेल और अटैचमेंट स्टोर कर सकती थीं। आउटलुक 2003 और आउटलुक 2007 के साथ, प्रारूप बदल गया, जिससे .PST फाइलें आवश्यकतानुसार 20 गीगाबाइट से अधिक आकार में बढ़ने लगीं, जब तक कि डिफ़ॉल्ट न हो विन्यास संशोधित है.
• ईमानदारी से, उन्हें 20 गिग्स प्राप्त न करने दें। यह है एक अधिकता अपनी .PST फ़ाइलों को कुछ गिग्स से बड़ा नहीं रखना बेहतर विचार है। यदि आपको अधिक संग्रहण स्थान की आवश्यकता है, तो बनाने के बजाय एक नई .PST फ़ाइल बनाएं विशाल .PST अभिलेखागार। जितनी बड़ी .PST फाइलें भ्रष्टाचार और डेटा हानि की अधिक संभावना प्राप्त करती हैं (साथ ही बुरे लड़कों का बैकअप लेना उतना ही कठिन होगा।) आप अधिक से अधिक .PST संलग्न कर सकते हैं। अपने आउटलुक क्लाइंट के लिए फाइलें, जैसा कि आपको चाहिए, तो बस अपने ईमेल को कई .PST फाइलों में तार्किक रूप से अलग करें यदि आपको पुराने के कुछ GIG से अधिक स्टोर करने की आवश्यकता है ईमेल।
• टिप - यदि आप पुराने ईमेल को संग्रहीत करने के लिए .PST फ़ाइलों का उपयोग कर रहे हैं, तो उनमें सभी पुराने डेटा की प्रतिलिपि बनाने के बाद उन्हें संपीड़ित करें। ईमेल आमतौर पर सिर्फ टेक्स्ट होता है, इसलिए यह बहुत अच्छी तरह से कंप्रेस करता है।

मैं आउटलुक .PST फाइलें कैसे बना सकता हूं?

• यह आसान है, इसके लिए यहां कुछ मार्गदर्शिकाएं दी गई हैं आउटलुक 2007, 2013, तथा 2016.

.PST फ़ाइलों का उपयोग/निर्माण क्यों करें? फ़ायदे?

मेलबॉक्स आकार

• इस लेख का पहला पैराग्राफ याद है? अधिकांश ईमेल व्यवस्थापक कॉर्पोरेट मेलबॉक्स के आकार को सीमित करते हैं। मेलबॉक्स जितना बड़ा होगा, उन्हें उतने ही अधिक डिस्क स्थान की आवश्यकता होगी, उन्हें उतना ही अधिक बैकअप की आवश्यकता होगी और उन बैकअप को करने के लिए जितना अधिक TIME की आवश्यकता होगी।
• यदि आप एक ईमेल पैकेट (मेरे जैसे) हैं, तो 200 मेगाबाइट मेलबॉक्स इसे काट नहीं पाएगा। यहीं से .PST फाइलें आती हैं। बस एक .PST फ़ाइल बनाएँ और उसमें अपना ईमेल खींचें और छोड़ें। वे आउटलुक में एक नियमित मेलबॉक्स फ़ोल्डर की तरह ही काम करते हैं। खींचें और छोड़ें। यह आसान है! मंच>.
• Windows खोज के नवीनतम संस्करण आपके मेलबॉक्स और सभी स्थानीय .PST फ़ाइलों को अनुक्रमित करते हैं (कॉन्फ़िगर करने योग्य) जो Microsoft में निर्मित खोज सुविधाओं के माध्यम से सभी ईमेल तक लगभग तुरंत पहुंच की अनुमति देता है आउटलुक।

बैकअप और आपदा रिकवरी

• यदि आपके पास एक ईमेल व्यवस्थापक नहीं है (या विश्वास) जो नियमित रूप से आपके ईमेल सर्वर का बैकअप करता है, तो अपने ईमेल की प्रतिलिपि बनाएँ (हाँ, आपको इसकी आवश्यकता नहीं है मेल को .PST फ़ाइलों में ले जाएँ, आप इसे कॉपी भी कर सकते हैं) एक स्थानीय .PST फ़ाइल में यह सुनिश्चित करने का एक तेज़ और आसान तरीका है कि आपका ईमेल सर्वर DR में पुनर्प्राप्त करने योग्य है परिदृश्य।

सुवाह्यता

• .PST फाइलें ईमेल को पोर्टेबल बनाती हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप ईमेल को एक मेलबॉक्स से दूसरे मेलबॉक्स में ले जाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, शायद आपकी नौकरी बदल रही है और कोई पुराना ईमेल लाना चाहते हैं। या शायद आप होस्ट प्रदाता बदल रहे हैं। या, हो सकता है कि आप अपने व्यक्तिगत और कार्य ईमेल को एक .PST फ़ाइल में कॉपी करना चाहते हों, इसे एक छोटी USB ड्राइव पर रखें और इसे हर समय अपने पास रखें। जैसा मैंने कहा, .PST फाइलें मेल को बहुत पोर्टेबल रखती हैं। और हाँ, एक GMAIL खाता भी है लेकिन यह लेख GMAIL के बारे में नहीं है :)

सुरक्षा

• क्या आप जानते हैं कि यह ट्रैक करना / ऑडिट करना लगभग असंभव है कि आपका आईटी व्यक्ति / विभाग आपका ईमेल पढ़ रहा है या नहीं? ईमेल / एक्सचेंज सर्वर से "संवेदनशील" या "गोपनीय" ईमेल को स्थानीय .PST फ़ाइल में ले जाने से सुरक्षा की एक परत जुड़ जाती है।
• टिप्पणी: अधिकांश आईटी विभागों के पास आपकी .PST फ़ाइलों को बिना आपकी जानकारी के सीधे काम पर आपकी हार्ड ड्राइव से हथियाने की क्षमता है। इस वजह से, आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर अतिरिक्त सुरक्षा लागू करना आवश्यक है। मैं जल्द ही इस विषय पर एक लेख लिखूंगा लेकिन अभी के लिए, एक नज़र डालें यह लेख। यह थोड़ा "जीईकेवाई" है, इसलिए मैं जल्द ही एक लेख के साथ इसका अनुसरण करूंगा जो .PST फ़ाइलों को सुरक्षित करने के लिए कुछ विकल्पों की व्याख्या करता है।

.PST फ़ाइलों का उपयोग करने के क्या नुकसान हैं?

दूरदराज का उपयोग

• एक बार मेल है ले जाया गया एक .PST फ़ाइल में, यह अब OWA या मोबाइल फोन जैसे रिमोट एक्सेस एप्लिकेशन का उपयोग करने वाले सर्वर पर उपलब्ध नहीं होगा जो आपके मेलबॉक्स के साथ सिंक करते हैं। .PST फ़ाइलों में ईमेल तक पहुँचने के लिए, आपको एक पूर्ण Microsoft आउटलुक क्लाइंट का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। इन स्थितियों में एक छोटा यूएसबी ड्राइव मदद कर सकता है। हालाँकि, यह अभी भी सर्वर पर ईमेल छोड़ने जितना सुविधाजनक नहीं है।

लोग आपको पसंद नहीं करेंगे, और यह संभव है कि आप अपनी नौकरी खो सकते हैं

• समय के साथ पीएसटी फाइलें (आप कितने ईमेल प्राप्त/रखते हैं, इस पर निर्भर करता है) आपके स्थानीय कंप्यूटर या सर्वर शेयर पर बहुत अधिक जगह ले सकता है, इस पर निर्भर करता है कि आप उन्हें कहां स्टोर करते हैं। आईटी लोग किसी भी चीज से नफरत करते हैं जो उन्हें किसी भी चीज़ पर काम करता है जब तक कि वह अपना फिर से शुरू नहीं कर रहा हो, इसलिए कहीं अधिक डेटा डालने से उन्हें अधिक डिस्क स्थान खरीदने की आवश्यकता होगी।
• कॉर्पोरेट कानूनी और अधिकांश रिकॉर्ड प्रबंधन विभाग .PST फ़ाइलों को पसंद नहीं करते हैं क्योंकि वे आपको अंतिम उपयोगकर्ता को कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रतिधारण/विनाश नीतियों को आसानी से अनदेखा या बायपास करने की अनुमति देते हैं।
• कॉर्पोरेट सूचना सुरक्षा दल भी .PST फ़ाइलों को पसंद नहीं करते हैं क्योंकि यदि कानूनी कभी उनसे पूछता है मुकदमे या सम्मन के लिए डेटा पुनर्प्राप्त करें, .PST फ़ाइलें डेटा की लागत और प्रयास को बढ़ा सकती हैं स्वास्थ्य लाभ।

प्रणाली और मस्तिष्क प्रदर्शन

• आपके पास जितना अधिक ईमेल होगा, आपको और आपके कंप्यूटर दोनों को उतने ही अधिक ईमेल को ट्रैक और संसाधित करने की आवश्यकता होगी।
• चूंकि अधिक ईमेल और अटैचमेंट विंडोज सर्च (या किसी अन्य ईमेल/सिस्टम इंडेक्सर) द्वारा अनुक्रमित होते हैं, इसलिए आपकी अनुक्रमणिका बड़ी होगी, और आपकी खोजों में अधिक समय लगेगा।

इसलिए, उम्मीद है, मैंने Microsoft आउटलुक .PST फाइलों के बारे में आपके सभी सवालों के जवाब दिए और कुछ उच्च-स्तरीय पेशेवरों और विपक्षों को शामिल किया। लेकिन अगर मुझसे कुछ छूट गया है, तो कृपया बेझिझक एक टिप्पणी छोड़ें या अपना प्रश्न my. में पोस्ट करें मंच.

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