आउटलुक 2010 में ऑटोआर्काइव को कैसे-कॉन्फ़िगर और प्रबंधित करें

कैसे

द्वाराऑस्टिन

अंतिम बार अद्यतन किया गयाअगस्त 20, 2021

आउटलुक की शुरुआत के बाद से, माइक्रोसॉफ्ट ने हमेशा आर्काइव को शामिल किया है और स्वतः संग्रह सुविधाएँ, और आउटलुक 2010 कोई अपवाद नहीं है। स्वतः संग्रह सुविधा आपके प्राथमिक मेलबॉक्स से पुराने ईमेल को आपकी स्थानीय हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत एक संग्रह डेटा फ़ाइल में स्वचालित रूप से ले जाती है या हटा देती है। इन फ़ाइलों को .PST फ़ाइलें कहा जाता है। अतीत में, जब आउटलुक .PST फाइलों की 2 GIG सीमा थी, संग्रह सुविधा अधिक महत्वपूर्ण थी क्योंकि इसने पुराने ईमेल को आपकी प्राथमिक .PST फ़ाइल से और एक Archive.pst फ़ाइल में संग्रहीत किया था। कहा जा रहा है, भले ही आउटलुक 2010 में .PST फाइलों की सीमा 20 GIG है, फिर भी यह एक अच्छा विचार है कि इसे अपनी .PST फाइलों को छोटा रखने और सिस्टम के प्रदर्शन को बनाए रखने के लिए अपने पुराने ईमेल को प्रबंधित करने दें।

स्वतः संग्रह सुविधा क्या करती है?

AutoArchive पुराने आइटम को किसी संग्रह डेटा फ़ाइल या .PST में हटाकर या स्थानांतरित करके मेलबॉक्स का आकार कम कर देता है। यह प्रक्रिया काफी हद तक समान रूप से काम करती है चाहे आप काम पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज का उपयोग कर रहे हों या घर या छोटे व्यवसाय सेटअप से आईएमएपी या पीओपी का उपयोग कर रहे हों। यह अनिवार्य रूप से अपने डेस्क से कागज के कुछ ढेर लेने और उन्हें एक संगठित त्वरित-पहुंच फ़ाइल कैबिनेट या .PST फ़ाइल में रखने जैसा है, जैसा कि ऊपर बताया गया है। यह प्रक्रिया दो तरह से निर्यात से अलग है। निर्यात करने से आप ईमेल को कई अलग-अलग बाहरी स्वरूपों में स्थानांतरित कर सकते हैं, जबकि संग्रह करने से आप केवल पुराने ईमेल को .pst फ़ाइल में ले जा सकते हैं या ईमेल को पूरी तरह से हटा सकते हैं। संग्रह करने से पुराने ईमेल तक आसान पहुंच भी मिलती है क्योंकि आउटलुक नेविगेशन फलक में एक टैब होता है। बेशक, आप अपने पुराने मेल को भी हटाने के लिए ऑटोआर्काइव को भी सेट कर सकते हैं।

सभी आउटलुक 2010 फ़ोल्डरों के लिए डिफ़ॉल्ट ऑटोआर्काइव को कैसे सक्षम करें

1. माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में और क्लिक करें फ़ाइल मेनू और चुनें विकल्प.

2. विकल्प मेनू में, क्लिक करें विकसित टैब और फिर क्लिक करें स्वतः संग्रह सेटिंग्स बटन।

3. के लिए चेकबॉक्स पर क्लिक करें प्रत्येक [14] दिनों में स्वतः संग्रह चलाएँ. यहां से, आप आउटलुक 2010 के लिए ऑटोआर्काइव सेटिंग्स को और अधिक अनुकूलित कर सकते हैं; हालांकि, डिफ़ॉल्ट रूप से, एक बार सक्षम होने पर, स्वत: संग्रह छह महीने से अधिक पुराने सभी मेल को एक Archive.pst फ़ाइल में स्थानांतरित (हटाना नहीं) करेगा। मेरा सुझाव है कि आप इसे रखें स्वतः संग्रह के चलने से पहले का संकेत चेक किया गया ताकि जब भी कोई संग्रह होता है तो आपको सतर्क किया जाएगा। आपको आश्चर्य होगा कि लोग कितनी बार मुझसे गुम संदेशों के बारे में पूछते हैं। आम तौर पर यह एक ऑटोआर्काइव फ़ंक्शन है। एक बार जब आपके पास वह सेटिंग हो जाए जहां आप उन्हें पसंद करते हैं, तो क्लिक करें इन सेटिंग्स को अब सभी फोल्डर पर लागू करें।

यदि आपने उपरोक्त चरणों का पालन किया है, तो स्वतः संग्रह आपके सभी आउटलुक संदेशों को सक्षम करता है। यदि कोई फ़ोल्डर है जिसे आप AutoArchive से बाहर करना चाहते हैं, या यदि आप इसे केवल कुछ फ़ोल्डरों पर लागू करना चाहते हैं, तो हम वह भी कर सकते हैं। आउटलुक 2010 आपको प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए ऑटोआर्काइव सेटिंग्स को अनुकूलित करने की अनुमति देता है; ऐसे।

सिंगल आउटलुक 2010 फोल्डर्स के लिए ऑटोआर्काइव सेटिंग्स बदलें

4. आउटलुक में, बाईं ओर के नेविगेशन फलक में देखें। वहां से, किसी भी फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और चुनें गुण अपनी स्वतः संग्रह नीति निर्धारित करने के लिए।

5. दिखाई देने वाली इनबॉक्स गुण विंडो में, क्लिक करें स्वतः संग्रह टैब। यहां आप इस फ़ोल्डर के लिए ऑटोआर्काइव सेटिंग्स को कस्टमाइज़ कर सकते हैं या इसके लिए ऑटोआर्काइव को पूरी तरह से अक्षम भी कर सकते हैं।

ठीक है, अब हम जानते हैं कि अलग-अलग फ़ोल्डरों को स्वतः संग्रह कैसे करें। लेकिन क्या होगा यदि आप स्वतः संग्रह का उपयोग बिल्कुल नहीं करना चाहते हैं? यदि आप स्वचालित सुविधा के प्रशंसक नहीं हैं, तो भी आप मैन्युअल प्रक्रिया का उपयोग करके संग्रह का उपयोग कर सकते हैं।

आइटम को मैन्युअल रूप से कैसे संग्रहित करें

6. आउटलुक में, क्लिक करें फ़ाइल> जानकारी मेनू टैब और चुनें सफाई उपकरण > संग्रह करें।

7. दिखाई देने वाले पुरालेख संवाद में, चुनें कि कौन सा फ़ोल्डर आप चाहते हैं कि संग्रहालय. यह प्रक्रिया लगभग AutoArchive जैसी ही है, सिवाय इसके कि यह एक बार का सौदा है। कुछ अलग यह है कि यदि आपने कुछ फ़ोल्डरों पर इसे लागू किया है, तो आप "स्वतः संग्रह न करें" संपत्ति को ओवरराइड भी कर सकते हैं, लेकिन यह वैकल्पिक है।

आउटलुक संग्रहीत आइटम कहाँ स्थित हैं?

8. आउटलुक में, आप बाईं ओर ईमेल नेविगेशन फलक में संग्रह फ़ोल्डर से संग्रहीत वस्तुओं तक पहुंच सकते हैं।

9. आप आउटलुक से भी आर्काइव्स एक्सेस कर सकते हैं ।PST फ़ाइल जहां वे स्टोर करते हैं। आप पर क्लिक करके वहां पहुंच सकते हैं फ़ाइल> खोलें मेनू टैब और चुनें आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें.

10. डिफ़ॉल्ट रूप से, Outlook संग्रह .pst फ़ाइल स्थान है:

%UserProfile%DocumentsOutlook फ़ाइलें

यदि आपने पहले आउटलुक में आर्काइविंग का उपयोग नहीं किया है, तो इसे आजमाएं। चीजों को साफ रखने और पुरानी, ​​अप्रयुक्त ईमेल वस्तुओं को आपकी प्राथमिक मेलबॉक्स/पीएसटी फ़ाइल से बाहर ले जाने में मदद करना निश्चित है। यह .PST फ़ाइल के आकार को नियंत्रण में रखने का भी एक अच्छा तरीका है। और यह सिस्टम के प्रदर्शन में मदद करेगा!

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