माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ऑटोआर्काइव को कैसे कॉन्फ़िगर और प्रबंधित करें?

कैसे

द्वारासैंडी रिटेनहाउस

अंतिम बार अद्यतन किया गया30 अगस्त 2021

यदि आप चाहते हैं अपने फ़ोल्डर और इनबॉक्स को साफ करें लेकिन मैन्युअल रूप से ऐसा करने के लिए समय नहीं बिताना चाहते, Microsoft आउटलुक में ऑटोआर्काइव सुविधा का उपयोग करने पर विचार करें। AutoArchive का उपयोग करके, आप उन पुराने ईमेल और आइटम को हटा सकते हैं जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है, लेकिन जिन्हें आप हटाना नहीं चाहते हैं।

आप तय कर सकते हैं कि कब अपने आइटम को संग्रहित करना है, किन लोगों को संग्रहित करना है और उन्हें कहां भेजा जाना है। आउटलुक के लिए व्यापक ऑटोआर्काइव सेटिंग के साथ, आप विशिष्ट फ़ोल्डरों के लिए ऑटोआर्काइव सेट कर सकते हैं या संग्रह प्रक्रिया से फ़ोल्डर्स को पूरी तरह से हटा सकते हैं।

आइए आउटलुक में ऑटोआर्काइव को कॉन्फ़िगर और प्रबंधित करने के लिए आपके विकल्पों पर चलते हैं।

आउटलुक में ऑटोआर्काइव सेट करें

शेड्यूल सेट करने के लिए और आउटलुक में ऑटोआर्काइव के लिए आइटम और स्थान का चयन करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

1. विंडोज़ पर आउटलुक खोलें और क्लिक करें फ़ाइल > विकल्प.
2. चुनते हैं उन्नत बाईं तरफ।
3. दबाएं स्वतः संग्रह सेटिंग्स दाईं ओर बटन।

जब स्वत: संग्रह विंडो खुलती है, तो शीर्ष पर स्थित बॉक्स को चेक करें प्रत्येक X दिनों में स्वतः संग्रह चलाएँ और दिनों की संख्या चुनें। वैकल्पिक रूप से, आप AutoArchive के चलने से पहले अधिसूचित होने के लिए अगले बॉक्स को चेक कर सकते हैं।

इसके बाद, तय करें कि AutoArchive के दौरान आइटम कैसे प्रबंधित करें। आप ईमेल फोल्डर में एक्सपायर्ड आइटम्स को डिलीट कर सकते हैं, पुराने आइटम्स को आर्काइव कर सकते हैं या डिलीट कर सकते हैं और आर्काइव फोल्डर को अपनी फोल्डर लिस्ट में दिखा सकते हैं। यदि आप उस फ़ोल्डर को दिखाने का निर्णय लेते हैं, तो जरूरत पड़ने पर आप किसी संग्रहीत आइटम तक शीघ्रता से पहुंच सकेंगे।

अब आप उन वस्तुओं की आयु चुनेंगे जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। एक नंबर दर्ज करें और फिर महीने, सप्ताह या दिन चुनें।

अंत में, संग्रहित वस्तुओं को भेजने का स्थान चुनें। यदि आप चाहें तो आप किसी फ़ोल्डर के लिए ब्राउज़ कर सकते हैं या उन्हें स्थायी रूप से हटा सकते हैं।

यदि आप इन स्वतः संग्रह सेटिंग्स को अपने सभी आउटलुक फ़ोल्डरों पर लागू करना चाहते हैं, तो ऐसा करने के लिए बटन पर क्लिक करें। और यदि आप समाप्त कर चुके हैं, तो क्लिक करें ठीक है सेटिंग्स लागू करने के लिए।

ध्यान दें: जब आपके पास आउटलुक में एक से अधिक ईमेल अकाउंट सेट होते हैं, तो उपरोक्त सेटिंग्स सभी खातों पर लागू होती हैं। यदि यह एक चिंता का विषय है, तो आप विशेष फ़ोल्डरों के लिए स्वतः संग्रह सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, जिसके बारे में हम आगे बताएंगे।

किसी फ़ोल्डर के लिए स्वतः संग्रह कॉन्फ़िगर करें

आप विशिष्ट फ़ोल्डरों के लिए अलग-अलग आयु और स्थान सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं या कुछ फ़ोल्डरों को स्वतः संग्रह प्रक्रिया से पूरी तरह से बाहर कर सकते हैं।

1. उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसके लिए आप सेटिंग्स को समायोजित करना चाहते हैं, राइट-क्लिक करें और चुनें गुण.
2. को खोलो स्वतः संग्रह टैब।
3. फ़ोल्डर में आइटम संग्रहीत नहीं करना चुनें, डिफ़ॉल्ट संग्रह सेटिंग्स का उपयोग करें, या वैकल्पिक सेटिंग्स के साथ फ़ोल्डर आइटम संग्रहीत करें जिन्हें आप कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
   • यदि आप अंतिम विकल्प चुनते हैं, तो वस्तुओं की आयु चुनें। फिर संग्रहीत वस्तुओं के लिए स्थान चुनें या यदि आप उन्हें स्थायी रूप से हटाना पसंद करते हैं।
4. क्लिक लागू करना और फिर ठीक है.

एक शेड्यूल के बाहर एक ऑटोआर्काइव चलाएँ

यदि कोई समय आता है जब आप अपने द्वारा सेट की गई समय सीमा के बाहर स्वत: संग्रह प्रक्रिया चलाना चाहते हैं, तो आप ऐसा भी कर सकते हैं।

क्लिक फ़ाइल और चुनें उपकरण > मेलबॉक्स क्लीनअप.

के लिए बटन दबाएं स्वतः संग्रह.

एक क्लीनर आउटलुक के लिए ऑटोआर्काइव

आउटलुक में लाभ लेने के लिए ऑटोआर्काइव एक आसान और लाभकारी विशेषता है। आप पुरानी वस्तुओं को हटाकर अपने इनबॉक्स और अपने फोल्डर को साफ रख सकते हैं। यदि आप Outlook 2010 या Outlook 2013 जैसे पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो हमारे लिए कैसे करें देखें उन संस्करणों में AutoArchive का उपयोग करना.

और अपने मेलबॉक्स संग्रहण पर काम करने के लिए, इस पर एक नज़र डालें कि कैसे अपना आउटलुक मेलबॉक्स आकार प्रबंधित करें.

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