7 Microsoft आउटलुक युक्तियाँ हर उपयोगकर्ता को समय बचाने के लिए पता होना चाहिए
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस माइक्रोसॉफ्ट माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक आउटलुक नायक / / April 05, 2021
पिछला नवीनीकरण
Microsoft Outlook ग्रह पर सबसे लोकप्रिय ईमेल समाधानों में से एक बना हुआ है। यह विंडोज, मैकओएस, एंड्रॉइड और iOS / iPadOS सहित विभिन्न प्लेटफार्मों पर उपलब्ध है। माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण प्रत्येक दिन लाखों लोगों द्वारा उपयोग किया जाता है। अपने ईमेल उपयोग को और अधिक उत्पादक बनाने के लिए, इन Microsoft Outlook सुझावों को घरेलू और व्यावसायिक उपयोग के लिए देखें।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक टिप्स
हाल के वर्षों में ईमेल में बहुत बदलाव नहीं हुआ है। आप या तो नए संदेश भेजते हैं या प्राप्त मेल को पढ़ने / प्रतिक्रिया देते हैं। Microsoft आउटलुक कई उपकरण प्रदान करता है जो ईमेल को उपयोग करने के लिए बेहतर और कुशल बनाते हैं। हमारे पसंदीदा Microsoft आउटलुक युक्तियाँ का पालन करें।
झंडे और श्रेणियाँ
झंडे और श्रेणियों का उपयोग करके अपने सबसे महत्वपूर्ण ईमेल को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के दो सबसे आसान तरीके हैं। सामान्य शब्दों में, दोनों आपको बाद में उपयोग के लिए संदेश सॉर्ट करने की अनुमति देते हैं। हालांकि, वे दोनों एक दूसरे से थोड़ा अलग हैं।
झंडे समय-आधारित अनुस्मारक हैं जिन्हें आप किसी संदेश पर कहीं और राइट-क्लिक करके जोड़ सकते हैं फॉलो-अप चुनना। आप आज, कल, इस सप्ताह, अगले सप्ताह, कोई दिनांक और, का प्रतिनिधित्व करने वाला एक ध्वज चुन सकते हैं प्रथा। ध्वज जोड़ने पर, संदेश पूर्वावलोकन पीला हो जाता है, और शीर्ष लेख में, आपको एक अनुवर्ती अधिसूचना दिखाई देगी।
यदि आवश्यक हो, तो आप संदेश और चुनने पर राइट-क्लिक करके प्रत्येक ध्वज के लिए एक कस्टम अलर्ट बना सकते हैं फॉलो-अप> रिमाइंडर जोड़ें. Microsoft Outlook में प्रत्येक वर्तमान ध्वज को देखने के लिए, चयन करें दृश्य> टू-बार बार> कार्य.
ध्वज को हटाने के लिए, संदेश पर राइट-क्लिक करें, फिर चयन करें ऊपर का पालन करें> पूरा मार्क.
श्रेणियां आपको खोज उद्देश्यों के लिए रंग-कोड ईमेल करने की अनुमति देती हैं और किसी संदेश पर राइट-क्लिक करके स्थित होती हैं, फिर श्रेणियाँ चुनती हैं। क्लिक सब वर्ग वर्तमान श्रेणियों के नाम समायोजित करने या नए जोड़ने के लिए। अन्यथा, उस श्रेणी का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। इस मामले में कम अधिक है, और यह सिफारिश की है कि आप केवल उन श्रेणियों का उपयोग करें जिनकी आपको आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको केवल तीन श्रेणियों की आवश्यकता है, तो बाकी को हटा दें। आप बाद की तारीख में नए भी जोड़ सकते हैं।
पसंदीदा
पसंदीदा असाइन करना फ़ोल्डर फलक के शीर्ष पर एक मेल फ़ोल्डर ले जाता है। ये फ़ोल्डर किसी भी तरह से बदले नहीं जाते हैं, जहां वे स्थित हैं। भेजे गए आइटम और हटाए गए आइटम जैसे पारंपरिक फ़ोल्डर में पसंदीदा असाइन करने के बजाय, आपको यह अंतर केवल कस्टम फ़ोल्डर के लिए रखना चाहिए। पसंदीदा देखने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप Microsoft Outlook में मेल दृश्य में हैं।
निम्नलिखित उदाहरण में, अर्जेंट नामक एक नया फ़ोल्डर बनाया गया है। इस फ़ोल्डर के भीतर ऐसे ईमेल हैं जिनकी तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। अर्जेंट फोल्डर को पसंदीदा बनाकर, यह अब फोल्ड पेन के शीर्ष पर रहता है।
पसंदीदा को चालू / बंद करने के लिए, क्लिक करें दृश्य> फ़ोल्डर फलक> पसंदीदा.
शॉर्टकट
आपका दैनिक लक्ष्य कम टाइप का होना चाहिए और फिर भी उतना ही काम करना चाहिए। ऐसा करने के तरीकों में से एक शॉर्टकट का उपयोग करना है, जो कि उपलब्ध हैं Microsoft 365. Microsoft Outlook के साथ, आप निम्न शॉर्टकट का लाभ ले सकते हैं:
- Ctrl + R का प्रयोग करें: एक ईमेल का जवाब दें
- Ctrl + Shift + M: एक नया ईमेल बनाने के लिए
- Ctrl + 1 का चयन करें: अपना ईमेल खोलने के लिए:
- Ctrl + 2: अपना कैलेंडर खोलने के लिए
- Ctrl + 3 का उपयोग करें: अपने संपर्क खोलने के लिए:
- Ctrl + 4: अपने कार्यों को खोलने के लिए:
और खोज रहे हैं? आप भी उपयोग कर सकते हैं त्वरित कदम, जो आपको कई लोगों के लिए पूर्व-प्रारूप और पूर्व-पता ईमेल की सुविधा देता है।
नियमों का उपयोग करें
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में नियम एक और बड़ी विशेषता है। नियमों के साथ, आप कर सकते हैं नियम लागू करें इनकमिंग और आउटगोइंग ईमेल। ऐसा करने से, आप अपने संदेशों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित कर सकते हैं, उनका अनुसरण कर सकते हैं या आगे रह सकते हैं। एक बार जब आप अपना नियम स्थापित करने के लिए समय बिताते हैं, तो आप प्रत्येक दिन एक बड़ी राशि को सहेजना शुरू कर देंगे।
विलंबित ईमेल वितरण
क्या आपने कभी कोई ईमेल भेजा है ताकि बाद में पता चल सके कि उसमें टाइपो या गलत जानकारी है? क्या आपने कभी गलत व्यक्ति को संदेश भेजा है? Microsoft आउटलुक के विलंबित ईमेल डिलीवरी टूल के साथ, आप लेखन और ईमेल और भेजने के बीच थोड़ी सी सांस लेने वाले कमरे में रख सकते हैं। विलंबित ईमेल टूल किसी को भी लाभान्वित करता है जो (स्वीकार करता है) भीड़ वाले संदेशों पर गलती करता है और जिन्हें एक अलग समय या दिन पर संदेश भेजने की आवश्यकता होती है।
टूल का उपयोग करने के लिए, Microsoft Outlook में एक संदेश लिखें जैसा कि आप हमेशा करते हैं। सेंड बटन पर क्लिक करने से पहले चुनें विकल्प> अधिक संदेश मेनू बार पर। इसके बाद सेलेक्ट करें विलंब संदेश. गुण मेनू पर, चयन से पहले डू नॉट डिलीवर करने से पहले, उस दिन और समय का चयन करें जिसे आप संदेश भेजने के लिए चाहते हैं, फिर क्लिक करें बंद करे.
जब तक वे भेजे नहीं जाते तब तक Microsoft Outlook में आउटबॉक्स में असंगत संदेश रहते हैं। आप उन्हें तुरंत या किसी अन्य समय भेजने के लिए किसी भी समय संदेशों पर डबल-क्लिक कर सकते हैं।
अपना समय क्षेत्र बदलना
एक बार जब महामारी समाप्त हो जाती है, तो लोग राष्ट्रीय और अंतरराष्ट्रीय स्तर पर अधिक यात्रा करने वाले होते हैं। जब ऐसा होता है, तो आपको अपने Microsoft Outlook कैलेंडर में समय समायोजित करने की आवश्यकता होगी। ऐसा करते समय, आपके ईमेल और कैलेंडर सही समय दिखाएंगे - जब तक कि आप घर वापस नहीं आते हैं तब तक उन्हें बदलने की आवश्यकता नहीं है।
Microsoft Outlook में, चुनें फ़ाइल> विकल्प> कैलेंडर सही समय क्षेत्र का चयन करके परिवर्तन करना।
अपना समयक्षेत्र बदलें
जब आप काम के लिए विदेश यात्रा करते हैं, तो आपकी मीटिंग और कैलेंडर प्रविष्टियाँ सही समय प्रदर्शित नहीं करती हैं। इसे ठीक करने के लिए, आपको अपना समय क्षेत्र बदलकर शीर्ष पर जाना होगा फ़ाइल> विकल्प> कैलेंडर. एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आपके ईमेल और कैलेंडर का सही स्थानीय समय होगा।
रीड एंड डिलीवरी रसीदों का उपयोग करें
अंत में, सबसे अच्छा Microsoft आउटलुक युक्तियों में से एक रीड एंड डिलीवरी रसीदों का उपयोग करना है। सक्रिय होने पर, आपको पता चलेगा कि कब कोई ईमेल प्राप्त हुआ है, या प्राप्तकर्ता ने संदेश पढ़ा है। आप इस सुविधा को एक संदेश के आधार पर क्लिक करके सक्रिय कर सकते हैं विकल्प> ट्रैकिंग> डिलीवरी रसीद का अनुरोध करें या एक पठन रसीद का अनुरोध करें.
ईमेल पढ़ना एक दैनिक प्रक्रिया नहीं है। इन Microsoft Outlook युक्तियों का उपयोग करके, आप अपने संदेशों को प्रबंधित कर सकते हैं और अपने दिन के साथ प्राप्त कर सकते हैं।
जबकि आप इंतजार करते हैं माइक्रोसॉफ्ट वन आउटलुक, के बारे में अधिक जानने IPad पर Microsoft Outlook और कैसे अपने सिंक करने के लिए Google कैलेंडर के साथ आउटलुक कैलेंडर.
घरेलू उपयोग के लिए, Microsoft 365 सुइट वर्तमान में परिवार, व्यक्तिगत और घर और छात्र योजना सहित तीन किस्मों में उपलब्ध है। पहले की कीमत $ 100 प्रति वर्ष (या $ 10 / महीना) है और इसमें मैक के लिए Word, Excel, PowerPoint, OneNote और Outlook शामिल हैं, और यह अधिकतम छह उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगी है। व्यक्तिगत संस्करण एक व्यक्ति के लिए है और प्रति माह $ 70 / वर्ष या $ 6.99 है। छात्र योजना $ 150 की एक बार की खरीद है और इसमें Word, Excel और PowerPoint शामिल हैं।
व्यवसाय उपयोगकर्ता बेसिक, स्टैंडर्ड और प्रीमियम प्लान में से $ 5 प्रति उपयोगकर्ता / माह से शुरू कर सकते हैं।