आपके व्यवसाय के लिए एक सामाजिक मीडिया नीति बनाने के लिए 10 सुझाव: सामाजिक मीडिया परीक्षक

नीति. यह एक गंदा शब्द हो सकता है, खासकर सोशल मीडिया समुदायों में।

क्यों? खराब लिखित सोशल मीडिया पॉलिसियां ​​सोशल मीडिया एंगेजमेंट को रोकती हैं, रोकती हैं और मरती हैं - सटीक सामने क्या व्यापार चाहते हैं

तथापि, महान सामाजिक मीडिया नीतियां उच्च-गुणवत्ता वाली सगाई का समर्थन, संरक्षण और सशक्तिकरण करती हैं. यह सशक्तिकरण और विश्वास के बारे में है।

जैसा कि बेथ कनेटर लिखते हैं, "ट्रस्ट नियंत्रण से सस्ता है.”

यह आलेख बताएगा कि सोशल मीडिया नीतियां अन्य नीतियों से कैसे भिन्न हैं और आपको देती हैं एक प्रभावी सोशल मीडिया नीति बनाने में मदद करने के लिए 10 युक्तियाँ.

सोशल मीडिया नीतियां क्यों?

सोशल मीडिया की नीतियां अलग हैं। अधिकांश नीतियों और प्रक्रियाओं में, हम दस्तावेज देते हैं कि कुछ स्थितियों में कर्मचारियों को क्या करना चाहिए: "यदि ऐसा होता है, तो ऐसा करें।" सोशल मीडिया के लिए, यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि वास्तव में क्या परिस्थितियां उत्पन्न हो सकती हैं - या कई मामलों में - कैसे कर्मचारियों को सबसे अच्छा उन्हें संभालना चाहिए। प्रत्येक सोशल मीडिया नेटवर्क और प्रत्येक संबंध अद्वितीय है और सोशल मीडिया का वातावरण रोज बदलता है।

जोखिम अनिश्चित हैं। अदालतें सोशल मीडिया के संबंध में कानूनों की व्याख्या करने की प्रक्रिया में हैं। उस व्याख्या प्रक्रिया के परिपक्व होने तक - और यह लगेगा वर्षों – संगठन निश्चित मार्गदर्शन के बिना काम करते हैं. जो समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं उनमें शामिल हैं: कर्मचारी और / या ग्राहक गोपनीयता, श्रम संबंध मुद्दे, ब्रांड जैकिंग, गलत संचार, स्पैमिंग, आदि।

अनिश्चित माहौल और अस्पष्ट जोखिमों को देखते हुए, हम कैसे आगे बढ़ते हैं?

इंटरनेट पर सैकड़ों नमूना सोशल मीडिया नीतियां हैं। यदि आप एक शुरुआती बिंदु की तलाश कर रहे हैं, तो आप निश्चित रूप से विचार पाएंगे यहाँ तथा यहाँ.

हालांकि, नीतियों को बनाने के लिए जो काम करते हैं - वास्तव में काम करते हैं - हमे जरूर पहले जमीनी कार्य करना.

यहाँ हैं 10 रणनीतियाँ जिन्हें आप कार्यान्वित कर सकते हैं आज.

# 1: अपनी टीम को इकट्ठा करो

एक सामाजिक मीडिया नीति केवल एक व्यक्ति द्वारा नहीं लिखी जा सकती। यह आपके संगठन के लिए अद्वितीय होना चाहिए और आदर्श रूप से कई अलग-अलग लोगों से विभिन्न प्रकार के कौशल सेटों से इनपुट को शामिल करना चाहिए।

एक टीम दृष्टिकोण यह सुनिश्चित करता है कि जोखिम के प्रमुख क्षेत्रों को ठीक से प्रबंधित किया जाए और भविष्य में आने वाली किसी भी चुनौती को उचित तरीके से संभाला जाएगा।

सीधे सोशल मीडिया में शामिल कर्मचारियों के अलावा, टीम के संभावित सदस्यों में शामिल हो सकते हैं: सीईओ, एचआर निदेशक, आईटी निदेशक, विपणन / विकास निदेशक, कार्यक्रम / विभाग के निदेशक, एक सोशल मीडिया-प्रेमी वकील और कम से कम एक देशी डिजिटल।

चिंता न करें, इस टीम के प्रत्येक सदस्य को आपके सोशल मीडिया गतिविधियों के अंतरंग विवरणों से अवगत होने की आवश्यकता नहीं है। इसे इस तरह से सोचें: यदि कोई संकट आ सकता है, तो आपकी टीम को सामाजिक के बारे में क्या जानकारी होनी चाहिए मीडिया और कानूनी परिदृश्य के साथ-साथ आपके संगठन और मूल्यों) को सामाजिक रूप से उचित जवाब देने के लिए मीडिया?

# 2: संस्कृति बनाने पर ध्यान दें

सोशल मीडिया जैविक है। यह हर दिन बदलता है। नौकरशाही की नीतियों के सफल होने की संभावना नहीं है। इसके बजाय, हम नवाचार, विचार-साझाकरण, समस्या-समाधान और रचनात्मकता की संस्कृति चाहते हैं। आंतरिक संगठनात्मक संस्कृति और नीतियों के बीच एक सीधा संबंध है. वास्तव में, हम जो नीतियां लिखते हैं, वे हमारी संस्कृति को आकार देती हैं।

जैसा कि आप अपनी नीतियों को लिखते हैं, ऐसी प्रक्रियाएं शामिल हैं जो मूल्यांकन और सीखने की संस्कृति को मजबूत करती हैं. यहाँ कुछ सवालों पर विचार किया गया है:

• Who आपकी सोशल मीडिया टीम पर है?
• कितनी बार क्या वे मिलते हैं?
• कैसे हैं समस्याओं / चुनौतियों को संभाला और किसके द्वारा
• तुम कैसे हो दस्तावेज़ समूह सीखना?
• हम कैसे करेंगे? हमारी सफलताओं का मूल्यांकन करें और हमारी असफलताओं से सीखें?

अपनी नीतियों में, आप कर सकते हैं पारदर्शिता, स्थिरता, कनेक्शन, रचनात्मकता और शीघ्रता के सामाजिक मीडिया सांस्कृतिक मूल्यों को स्वीकार करें. इन मूल्यों को ध्यान में रखते हुए, प्रशिक्षण, सहायता और मूल्यांकन पर जोर देने वाली प्रक्रियाओं का निर्माण.

यदि सोशल मीडिया संस्कृति की अवधारणा आपके लिए नई है, तो देखें 26 लघु व्यवसायों के लिए सोशल मीडिया आँकड़े का वादा. यह सोशल मीडिया परिदृश्य का एक बड़ा अवलोकन प्रदान करता है और यह व्यवसायों को क्यों प्रभावित करता है।

# 3: राष्ट्रीय श्रम संबंध समीक्षा बोर्ड (एनएलआरबी) सहित कानूनी उल्लंघनों पर विचार करें

सोशल मीडिया के बारे में कई अदालती मामले श्रम संबंध के मुद्दे हैं। राष्ट्रीय श्रम संबंध अधिनियम (एनएलआरए) को मुख्य रूप से व्यवस्थित करने के लिए कर्मचारियों के अधिकारों की रक्षा के लिए बनाया गया था।

परंपरागत रूप से, कर्मचारी आयोजन व्यक्ति या फोन पर हुआ। सोशल मीडिया के आगमन के साथ, यह ऑनलाइन भी होता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कर्मचारी संघबद्ध हैं या नहीं; उन्हें साथी कर्मचारियों के साथ रोजगार की स्थितियों पर चर्चा करने का अधिकार है।

इसका मतलब यह है कि काम करने की स्थिति के बारे में फेसबुक पर एक आकस्मिक बातचीत भी एनएलआरए के तहत संरक्षित हो सकती है। प्रत्येक स्थिति अलग है, लेकिन नीचे की रेखा यह है: कर्मचारियों को यह बताने में बहुत सावधानी बरतें कि वे अपनी निजी सोशल मीडिया साइटों पर क्या कर सकते हैं और क्या नहीं. यह भाषा जल्दी से बैकफायर कर सकती है।

अगस्त 2011 में, एनएलआरबी ने एक मेमो जारी किया इनमें से 14 मामलों के बारे में। इस ज्ञापन ने मामलों के स्पष्टीकरण के साथ-साथ किए गए निर्णयों के पीछे तर्क प्रदान किया। मैं अत्यधिक अनुशंसा करता हूं कि नियोक्ता इस मेमो को पढ़ें और सोशल मीडिया टीम पर सभी के साथ साझा करें.

# 4: साइट-विशिष्ट दिशानिर्देशों से समग्र नीतियां अलग करें

सोशल मीडिया का परिदृश्य हर दिन बदलता है। यदि आपकी नीतियां किसी विशिष्ट सोशल मीडिया साइट पर संकीर्ण रूप से केंद्रित हैं, तो वे बहुत जल्दी आउट ऑफ डेट हो जाएंगे। सामान्य तौर पर, नीति चाहिए बड़ी तस्वीर पर ध्यान केंद्रित करें: कौन क्या करता है (भूमिका और जिम्मेदारियां), वे इसे कैसे कर सकते हैं / नहीं कर सकते हैं का एक सामान्य अवलोकन (कानूनी अनुपालन और ब्रांडिंग, उदाहरण के लिए) और हम ऐसा क्यों करते हैं (उद्देश्य और मूल्य)।

एक निश्चित सोशल मीडिया साइट की नॉटी-ग्रैटी बारीकियों को रिकॉर्ड करने के लिए अलग-अलग लिखित दिशानिर्देश बनाए जा सकते हैं। ये दिशानिर्देश कर्मचारियों के कारोबार के मामले में काफी मदद करते हैं। की प्रक्रिया ड्राफ्टिंग दिशानिर्देश भी कर्मचारियों को बेहतर समझने और समझाने में मदद करते हैं कि वे क्या कर रहे हैं और कैसे कर रहे हैं.

# 5: पहिया को फिर से चालू न करें

यह संभावना है कि आपके पास पहले से ही कई आंतरिक नीतियां हैं जो सोशल मीडिया गतिविधियों पर लागू होती हैं। इसमें गोपनीयता, फोटो सहमति, इंटरनेट उपयोग, सेल फोन उपयोग और कई अन्य लोगों के बारे में नीतियां शामिल हैं।

आप ऐसा कर सकते हैं अपनी सामाजिक मीडिया नीतियों में इन नीतियों का संदर्भ लेंआवेदन में किसी भी अंतर का विशेष ध्यान रखना, जो सोशल मीडिया के साथ आवश्यक हो सकता है।

उदाहरण के लिए, आपकी सेल फ़ोन उपयोग नीति वर्तमान में सेल फ़ोन कैमरों से फ़ोटो के उपयोग पर चर्चा नहीं कर सकती है। करने के लिए धन्यवाद जियोटैगिंगसेल फोन द्वारा ली गई तस्वीरों में लगभग सार्वभौमिक रूप से डिजिटल कोडिंग होती है जो फोटो की तारीख और समय पर आपके सटीक स्थान को धोखा देती है। यदि आप अपने सोशल मीडिया साइट्स पर सेल फोन के कैमरे से खींची गई फोटो अपलोड करते हैं, तो आप जरूरत से ज्यादा जानकारी दे सकते हैं।

एक सामाजिक मीडिया नीति के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता के द्वारा इस पर विचार किया जा सकता है तस्वीरों को पोस्ट करने से पहले जियोटैगिंग की जानकारी खींचने के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग करें.

# 6: बाहरी विनियम शामिल करें

अधिकांश कानूनी विनियम (HIPAA, FERPA, निष्पक्ष रोजगार आदि सहित) ऑनलाइन के साथ-साथ ऑफ़लाइन भी प्रभाव में हैं। कर्मचारियों को याद दिलाने के लिए सोशल मीडिया नीतियों का उपयोग करें, जिनका इन नियमों का पालन करना चाहिए. जहां संभव, किस प्रकार के व्यवहार स्वीकार्य नहीं हैं, इसका स्पष्ट उदाहरण दें।

पी। एस.: यह आपके कॉर्पोरेट अनुपालन प्रशिक्षण के माध्यम से सोचने का एक अच्छा समय है। सोशल मीडिया हमारे जीवन और व्यवसायों के हर पहलू को प्रभावित कर रहा है। यदि आपकी गोपनीयता, गोपनीयता, ब्रांडिंग, आदि पर प्रशिक्षण वर्तमान में सोशल मीडिया पर चर्चा नहीं करता है, तो इसे शामिल करने का समय है।

# 7: दो नीतियां बनाएं

इसे सबसे अच्छा अभ्यास माना जाता है दो सामाजिक मीडिया नीतियां हैं: एक अपनी नौकरी के लिए सोशल मीडिया का उपयोग करने वाले कर्मचारियों के लिए और एक अपने निजी जीवन में सोशल मीडिया का उपयोग करने वाले कर्मचारियों के लिए.

पहली नीति, नौकरी से संबंधित गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए यहां हम जो कुछ भी चर्चा कर रहे हैं उसे कवर करें: अपनी टीम को परिभाषित करना, भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करना, दिशानिर्देशों की ब्रांडिंग करना और आंतरिक और बाहरी नीतियों के बारे में स्पष्ट होना चाहिए।

दूसरी नीति, अपने निजी जीवन में सोशल मीडिया का उपयोग करने वाले कर्मचारियों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए कर्मचारियों को इस बारे में जानकारी दें कि वे आपकी कंपनी के बारे में उनकी व्यक्तिगत साइट पर क्या कह सकते हैं.

कुछ संगठन - जिनमें सैन्य संगठन और स्वास्थ्य देखभाल शामिल हैं - चाहते हैं कर्मचारियों को ऑनलाइन साझा करने की अनुमति नहीं है के बारे में बहुत विशिष्ट हो.

उदाहरण के लिए, व्यापार रहस्य, ग्राहक जानकारी और यहां तक ​​कि कर्मचारी ठिकाने को सख्ती से गोपनीय रखा जा सकता है। अन्य संगठन करना चाहेंगे कर्मचारियों को ब्रांड एंबेसडर के रूप में कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करें. कुछ तो यहां तक ​​कि मार्गदर्शन देने के लिए के रूप में कैसे कंपनी के बारे में ऑनलाइन बात करने के लिए। हालाँकि आप अपने कर्मचारियों को पसंद करते हैं अपनी कंपनी को ऑनलाइन चर्चा (या चर्चा नहीं) करें, उन्हें मार्गदर्शन दें.

सावधानी के दो शब्द: 1) ऑनलाइन अपनी कंपनी से जुड़ने के लिए कर्मचारियों को अपने निजी सोशल मीडिया खातों का उपयोग करना खतरनाक है। वे ऐसा करने के लिए चुन सकते हैं, लेकिन यह उनकी पसंद है। किसी भी प्रबंधक की आखिरी बात यह है कि वह किसी कर्मचारी के निजी जीवन के बारे में अधिक से अधिक सीखना चाहता है। 2) इससे पहले कि आप नीति लिखें, टिप # 3 और राष्ट्रीय श्रम संबंध समीक्षा बोर्ड से ज्ञापन। यह आपको सड़क के नीचे सिरदर्द से बचा सकता है।

# 8: शिक्षा पर जोर दें

हमारे व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन के बीच की सीमाएँ धुंधली हो रही हैं। अधिकांश कर्मचारियों को पूरी तरह से उन चुनौतियों का अहसास नहीं हुआ, जो कम हुई गोपनीयता के परिणामस्वरूप विकसित हो सकती हैं। पुरानी कहावत थी, "वेगास में क्या होता है वेगास में रहता है।" आज, एक अधिक सटीक कथन है, "वेगास में क्या होता है, फेसबुक पर रहता है।"

जैसा कि मैंने सोशल मीडिया के बारे में आने वाले अदालती मामलों को पढ़ा है, मुझे ऐसा लगता है कि कई मामले अज्ञानता से उत्पन्न होते हैं, न कि दुर्भावना से, कर्मचारी की ओर से। कई कर्मचारी अपने साइबर-व्यवहार के परिणामों के बारे में पूरी तरह से नहीं सोचते हैं। अपने कर्मचारियों को साइबर सुरक्षा शिक्षा प्रदान करके, नियोक्ता शुरू होने से पहले समस्याओं को रोक रहे हैं.

जिस तरह आपकी दो नीतियां हैं, एक नौकरी से संबंधित गतिविधियों के लिए और दूसरी अपने निजी जीवन में सोशल मीडिया का उपयोग करने वाले कर्मचारियों के लिए, कर्मचारी शिक्षा के लिए भी दो अभियान हो सकते हैं:

• नौकरी से संबंधित प्रशिक्षण प्रदान करें कर्मचारी संगठन की ओर से सोशल मीडिया में लगे हुए हैं। चालू, नियमित प्रशिक्षण आपके संगठन को चालू रखने में मदद करता है और कर्मचारियों को क्षेत्र में दूसरों के साथ नेटवर्क करने का अवसर देता है।
• इंटरनेट सुरक्षा पर सभी कर्मचारियों को शिक्षित करें। इस शिक्षा में साइबर अपराध से खुद को कैसे बचाया जाए और हमारी ऑनलाइन प्रतिष्ठा को कैसे स्थापित और संरक्षित किया जाए, यह शामिल हो सकता है।

जब यह जिम्मेदार साइबर व्यवहार की बात आती है, तो नियोक्ताओं के पास जनादेश के बजाय शिक्षित करने का एक अनूठा अवसर होता है। यह प्रतिबद्धता कर्मचारियों के प्रति सम्मान प्रदर्शित करती है। कर्मचारी मूल्यवान, विश्वसनीय और प्रेरित महसूस करते हैं। सभी को लाभ।

# 9: एक वकील से पॉलिसी की समीक्षा करने के लिए कहें

कानूनी सलाह महत्वपूर्ण है। यह गलत करना आसान है, खासकर श्रम संबंधों के क्षेत्रों में। सुनिश्चित करें कि आप एक वकील से पूछें जिसे क्षेत्र में अनुभव है - आपके टैक्स अटॉर्नी मित्र ने बहुत मदद नहीं की।

कानूनी समीक्षा महंगी हो सकती है; हालाँकि, एक मुकदमा और अधिक महंगा हो जाएगा।

# 10: इसे धूल को इकट्ठा करने न दें

साइबर-पर्यावरण में अक्सर बदलाव होता है। सोशल मीडिया नीतियों की समीक्षा हर छह महीने में की जानी चाहिए. टीम पर सभी को अलग-अलग और फिर एक साथ नीति की समीक्षा करने दें।

अपने आप से पूछें, क्या यह अभी भी प्रासंगिक है? क्या यह हमें अपना काम करने में मदद करता है? हाल ही में सोशल मीडिया का माहौल कैसे बदला है? क्या कोई कानूनी अद्यतन लागू होते हैं?

सोशल मीडिया की नीतियां सोशल मीडिया का सबसे रोमांचक हिस्सा नहीं हैं; हालाँकि, यदि वे अच्छी तरह से विकसित किए गए हैं, तो वे कर्मचारियों का समर्थन, सशक्तिकरण और संलग्न कर सकते हैं क्योंकि वे आपके ग्राहकों को संलग्न करते हैं।

आपके क्या विचार हैं? सोशल मीडिया पॉलिसी लिखने वाली कंपनी के लिए आपकी सबसे अच्छी सलाह क्या है? कृपया अपने प्रश्न और टिप्पणियाँ नीचे दिए गए बॉक्स में छोड़ दें।