एम्प्लॉइज एम्प्लॉइज को सोशल मीडिया पॉलिसी कैसे लिखें: सोशल मीडिया एग्जामिनर

क्या आपकी कंपनी की सोशल मीडिया पॉलिसी है?

क्या कर्मचारी इस बात को लेकर भ्रमित हैं कि वे क्या कर सकते हैं और क्या नहीं?

सामाजिक मीडिया नीतियों को कंपनी और कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, लेकिन कर्मचारियों के लिए आपके सामाजिक मीडिया प्रयासों का समर्थन करने के लिए खुले अवसर शामिल होने चाहिए।

इस लेख में आप पता चलता है कि एक सामाजिक मीडिया नीति कैसे बनाई जाए जो कर्मचारी भागीदारी को हटाए.

क्यों एक सामाजिक मीडिया नीति?

अनुसंधान से पता चलता है कि अधिकांश कर्मचारी कंपनी की जानकारी साझा करने के लिए तैयार हैं - उन्हें यकीन नहीं है कि क्या साझा करना है क्योंकि वे मुसीबत में नहीं आना चाहते हैं।

एक रचनात्मक कंपनी-व्यापी सोशल मीडिया नीति सवालों के जवाब और कर्मचारियों को सोशल मीडिया पर समर्थन जोड़ने के लिए प्रोत्साहित करें जब भी संभव हो।

इस लेख का लक्ष्य आपको एक ऐसी नीति विकसित करने में मदद करना है जो स्वागत योग्य है, भारी नहीं। यहां सोशल मीडिया नीति को प्रभावी बनाने वाले नौ घटक हैं।

# 1: कॉर्पोरेट संस्कृति पर विचार करें

आपकी कॉर्पोरेट संस्कृति वर्षों से बनी है। यह कंपनी की मान्यताओं, व्यवहारों और अपेक्षाओं को परिभाषित करता है। इसे ध्यान में रखें क्योंकि आप सोशल मीडिया पॉलिसी लिखने (या फिर से लिखने) की तैयारी करते हैं।

पता करें कि आपके नए सोशल मीडिया प्रयासों के साथ कौन सी अन्य कंपनी की नीतियां (जैसे, HR और IT) ओवरलैप हो सकती हैं.

क्या उन मौजूदा नीतियों में गोपनीय जानकारी, उत्पीड़न, प्रौद्योगिकी, रिकॉर्डकीपिंग या अन्य गतिविधियां शामिल हैं, सुनिश्चित करें कि आप जानें कि आप किन लोगों से एकीकृत होने की उम्मीद कर रहे हैं सोशल मीडिया के सिद्धांतों में।

सवाल अब यह हो जाता है कि आप एक नई नीति के साथ उन (संभवतः सख्त) नीतियों को शामिल करने की योजना कैसे बनाते हैं जो सोशल मीडिया पर अधिक कर्मचारी जुड़ाव को प्रोत्साहित करने के लिए हैं?

भ्रम, अति-साझाकरण और कंपनी के जोखिम से बचने के लिए कंपनी की मौजूदा अपेक्षाओं को नई नीति पर चलना चाहिए।

# 2: कार्यकारी और विभागीय खरीदें-में जाओ

एक बैठक स्थापित करें और प्रमुख हितधारकों को आमंत्रित करें अपने संगठन के भीतर और आवश्यक विभागों से प्रतिनिधि। कम से कम, सुनिश्चित करें मानव संसाधन, कानूनी, संचार और सूचना प्रौद्योगिकी के प्रतिनिधि हैं.

बैठक के दौरान, नीति लेखन और अनुमोदन प्रक्रिया पर चर्चा करें. सामाजिक रूप से सक्रिय कर्मचारियों की क्षमता पर जोर दें-उत्पादों की घोषणाओं और लॉन्चों के महत्व, संभावित फ्रंट-लाइन सुनना और सगाई और भर्ती घोषणाओं को साझा करना।

डेल, सिस्को या आपके आला से संबंधित अन्य जैसे सामाजिक रूप से सशक्त कर्मचारियों के साथ व्यवसायों से सफलता की कहानियों को साझा करके अपनी बातों को फिर से जोर दें।

# 3: स्कोप निर्धारित करें

एक अच्छी तरह से लिखित नीति एक दृढ़ योजना के साथ शुरू होती है। आपकी सामाजिक मीडिया नीति के दायरे को परिभाषित करना पूरी प्रक्रिया और बाद के परिवर्तनों को निर्देशित करता है।

इन सवालों के जवाब दें: क्या कंपनी विभिन्न विभागों और नेटवर्क को संबोधित करने के लिए कई नीतियां चाहती है; एक संयुक्त विस्तृत नीति; या एक सामान्य नीति एक पूरे के रूप में कंपनी के लिए लागू करने के लिए?

जैसा कि आप तय कर रहे हैं, ध्यान रखें कि आप जो नीति लिख रहे हैं वह “सामान्य कर्मचारियों” के लिए है। " एक अलग नीति होनी चाहिए जो पूरी तरह से सोशल मीडिया टीम पर लागू होती है (जब से वे परियोजनाओं को आगे बढ़ा रहे हैं)। सोशल मीडिया टीम की नीति में कम से कम एक स्टाइल गाइड, प्लेबुक और आंतरिक रणनीति शामिल होनी चाहिए।

आप इन विशेष प्रावधानों को अपनी सामान्य नीति से कम रखने के लिए छोड़ सकते हैं।

# 4: अनुसंधान राज्य और संघीय कानून

आपकी कंपनी की सामाजिक मीडिया नीति में राज्य और संघीय कानून कैसे प्रभावित करते हैं, यह नेविगेट करने में समय लगता है, लेकिन यह अत्यावश्यक है। आप कानून का पालन नहीं करने के लिए जुर्माना भरना चाहते हैं।

एनएलआरबी और अन्य संघीय श्रम कानूनों पर शोध करें जो सोशल मीडिया पोस्ट की रक्षा कर सकते हैं. संघीय व्यापार आयोग के नियम हैं कैसे करना है एंडोर्समेंट, समीक्षा और अन्य स्थितियों के लिए प्रकटीकरण करें जहां सामाजिक उल्लेख के लिए उत्पाद या भुगतान किया जाता है. अन्य कानून ऑनलाइन ग्राहक अनुबंधों में गैर-असमानता पर रोक लगाता है.

अपने हितधारकों और विभाग प्रमुखों की चिंताओं पर नज़र रखें. उदाहरण के लिए, जैसा कि कुछ कंपनियां सोशल मीडिया नीतियां विकसित करती हैं, उनका दावा है कि उन्हें कंपनी की गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारियों के व्यक्तिगत सोशल मीडिया यूज़रनेम और पासवर्ड तक पहुंच की आवश्यकता है।

अठारह राज्यों ने कानून बनाए हैं जो नियोक्ताओं को उपयोगकर्ता नाम या पासवर्ड का अनुरोध करने से रोकते हैं: मेन और विस्कॉन्सिन (2014); अर्कांसस, कोलोराडो, इलिनोइस, नेवादा, न्यू जर्सी, न्यू मैक्सिको, ओरेगन, यूटा, वर्मोंट और वाशिंगटन (2013); कैलिफोर्निया, डेलावेयर, इलिनोइस, मैरीलैंड, मिशिगन और न्यू जर्सी (2012)।

राज्य विधानसभाओं का राष्ट्रीय सम्मेलन इन कानूनों को लागू करने और उन पर विचार करने वाले राज्यों पर कुछ सर्वोत्तम विवरण हैं। राष्ट्रीय श्रम संबंध बोर्ड "ऐसे उद्देश्यों के लिए सोशल मीडिया पर विचार-विमर्श सहित, संघ के साथ या उसके बिना काम पर स्थितियों को संबोधित करने के लिए कर्मचारियों के अधिकारों को एक साथ कार्य करने के लिए सुरक्षित रखता है।"

संक्षेप में, सुनिश्चित करें कि आप अपने कानूनी विभाग से यह सुनिश्चित करने के लिए बात करते हैं कि आप कर्मचारी अधिकारों का उल्लंघन नहीं कर रहे हैं.

# 5: नीति नियम स्पष्ट करें

आपका लक्ष्य, निश्चित रूप से है कर्मचारियों को सोशल मीडिया पर सक्रिय होने का अधिकार चैनल और सकारात्मक तरीके से कंपनी का समर्थन करें. जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, आप पा सकते हैं कि कर्मचारी अक्सर कंपनी की जानकारी साझा करने में मदद करने के इच्छुक होते हैं, लेकिन यह नहीं जानते होंगे कि क्या साझा करना है या कैसे।

आप ऐसा कर सकते हैं ज्ञात मुद्दों को स्पष्ट करने और सोशल मीडिया के बारे में अतिरिक्त प्रश्न पूछने के लिए उनकी मदद करें.

उन सवालों को क्राउडसोर्स करना सभी को एक ही पेज पर सुनिश्चित करता है। उदाहरण के लिए, आप सोच सकते हैं कि कर्मचारियों को इस बारे में प्रश्न हैं कि क्या विशेष वेब पेज साझा करना है, जब वास्तव में उनके पास अधिक बुनियादी प्रश्न हैं - क्या उन्हें कंपनी का फेसबुक पेज पसंद आना चाहिए? क्या कंपनी उनके व्यक्तिगत पदों को देख या अधिदेशित कर सकती है?

अपने दस्तावेज़ में सबसे सामान्य प्रश्नों के उत्तर दें.

# 6: पता व्यावसायिक और व्यक्तिगत उपयोग

सामाजिक मीडिया के पेशेवर और व्यक्तिगत उपयोग के बारे में विचार करने के लिए प्रश्नों की एक मेजबानी है। कार्यदिवस के दौरान कर्मचारी सोशल मीडिया का उपयोग कब कर सकते हैं? क्या उन्हें व्यावसायिक घंटों के दौरान (दोपहर के भोजन के दौरान या ब्रेक पर) व्यक्तिगत अपडेट पोस्ट करने की अनुमति है?

कार्यालय में स्वीकार्य सोशल मीडिया के उपयोग की सीमा को परिभाषित करें. कुछ कंपनियों की कर्मचारी प्रकार के आधार पर दोहरी नीतियां हैं, जैसे, बैक-ऑफ़िस और प्रशासनिक पेशेवर व्यवसाय के घंटों के दौरान सामाजिक उपयोग करने में सक्षम हैं, लेकिन प्रति घंटा कर्मचारी नहीं हैं।

सोशल मीडिया मार्केटिंग से सीधे जुड़े विभागों में ऐसे प्रावधान होने चाहिए जो उन्हें आवश्यकतानुसार सोशल मीडिया चैनलों का उपयोग करने की अनुमति दें।

पता करें कि क्या कर्मचारियों को कंपनी की जानकारी पोस्ट करते समय कंपनी के साथ अपने जुड़ाव का खुलासा करने की आवश्यकता है. स्वीकार्य पोस्टिंग मानकों को शामिल करें ऐसे लोगों के लिए जिन्हें सोशल मीडिया पर आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हुए देखा जा सकता है।

कंपनी के संदर्भों सहित उपयुक्त व्यक्तिगत अपडेट (घंटों के बाद) को प्रोत्साहित करें। याद रखें, आप अपने खाली समय में कर्मचारियों को क्या विनियमित करते हैं, लेकिन आप सुझाव नहीं दे सकते।

# 7: इसे छोटा रखें

अब तक आपने प्रमुख खिलाड़ियों से सलाह ली है; शोध कंपनी नीति, राज्य और संघीय कानून; कर्मचारी के प्रश्न एकत्र किए; और व्यापार के समय के दौरान सोशल मीडिया के उपयोग के लिए दिशानिर्देश स्थापित किए।

इतनी जानकारी आसानी से एक या दो को भर सकती है। आपकी व्यापक नीति के लिए यह ठीक है - और आपके पास उपयुक्त विभागों में इसकी एक प्रति होनी चाहिए।

हालाँकि, यदि आप कर्मचारियों को वह व्यापक नीति वितरित करते हैं, तो इसकी संभावना नहीं है कि वे इसे पढ़ेंगे-यह कहीं न कहीं धूल इकट्ठा करते हुए एक शेल्फ पर समाप्त होगा।

इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यदि सोशल मीडिया दिशानिर्देश दो पृष्ठों से अधिक हैं, तो अधिकांश कर्मचारी संभवतः भ्रमित होंगे और कंपनी के सोशल मीडिया प्रयासों में संलग्न होने की संभावना कम होगी।

बड़े को डिस्टिल करें छोटे, आसानी से समझने वाले दिशानिर्देशों में नीति. वास्तव में, फोर्ड का एक ही पृष्ठ है जो सबसे महत्वपूर्ण भागों को कवर करता है इसकी समग्र नीति।

केपीजी ने चार मिनट का वीडियो बनाया जो उनके सोशल मीडिया दिशानिर्देशों की व्याख्या करता है। पहले दो मिनट सोशल मीडिया के साथ कर्मचारियों को परिचित करते हैं और यह ग्राहकों के साथ महत्वपूर्ण संचार के लिए कैसे उपयोग किया जाता है। 2:30 के निशान पर वे सफलतापूर्वक बताते हैं कि उन चैनलों पर कंपनी का प्रतिनिधित्व कैसे किया जाए।

आपकी नीति के आकार को कम करने के लिए मेरी टिप: गोपनीयता, उत्पीड़न या के बारे में विशिष्ट नियमों को शामिल करने के बजाय अन्य क्षेत्र जो पहले से ही मौजूदा नीतियों से आच्छादित हैं, उनका संक्षेप में उल्लेख करते हैं और उन नीतियों को पढ़ने के लिए कर्मचारियों को प्रोत्साहित करते हैं अलग से।

जटिल नियमों से बचें ताकि कर्मचारी भ्रमित होने के बजाय सशक्त हों.

# 8: ट्रेन कर्मचारी

अपने सोशल मीडिया दिशानिर्देशों का एक छोटा संस्करण वितरित करने के बाद भी, आपको इसकी आवश्यकता होगी कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए समय निकालें.

वह प्रशिक्षण निस्संदेह होगा सीमाओं पर स्पष्ट चर्चा शामिल करें. प्रेरणादायक तत्वों को शामिल करके किसी भी कथित नकारात्मकता को तोड़ें.

सोशल मीडिया को कर्मचारियों के लिए यह समझाकर प्रासंगिक बनाएं कि यह वास्तव में व्यवसाय के लिए अच्छा है-यह बिक्री चक्र को गति देने और करीबी दरों को बढ़ाने में मदद करता है। कर्मचारियों को एहसास नहीं हो सकता है कि औसत फेसबुक उपयोगकर्ता उनके 40 में है - उनके 14 में नहीं।

इन तत्वों को शामिल करने से कर्मचारियों को सामाजिक पर आरंभ करने के लिए प्रेरित करने में मदद मिलती है।

# 9: सोशल मीडिया पॉलिसी लॉन्च करें

क्या तुम्हें केक पसंद है? बेशक - हर कोई करता है। लोगों को उत्साहित करने और कर्मचारी सगाई पर अपने नए सिरे से ध्यान केंद्रित करने के लिए जागरूकता बढ़ाने के लिए एक सामाजिक मीडिया नीति लॉन्च पार्टी रखें।

पहले से ही सामाजिक में शामिल लोगों के लिए पुरस्कार दें. तुम भी इंट्रानेट पर एक सोशल मीडिया ट्रैकर बनाकर भागीदारी को गंभीर बनाएं. कंपनी के ईमेल में शीर्ष सामाजिक मीडिया सितारों को पहचानें या पुरस्कार भेजें (यदि आपके पास बजट है)।

अगर तुम इसे मज़ेदार बनाएँ, लोग भाग लेना चाहेंगे!

आप के लिए खत्म है

कंपनी और कानूनी सीमाओं को पूरा करने वाली एक सोशल मीडिया नीति को तैयार करना, कर्मचारियों को सशक्त बनाता है और कम और मीठा काफी उपक्रम है।

इसके विकास को प्रबंधित करने के लिए कई योगदानकर्ताओं को सुनना और महत्वपूर्ण भागों को एक में वितरित करना है कम, आसानी से समझ में आने वाली नीति जो कंपनी के लिए जोखिम को कम करती है और कर्मचारियों को समर्थन करने की स्वतंत्रता देती है कंपनी।

नई नीति एक रोने की आवाज़ हो सकती है संगठन भर के कर्मचारियों को सोशल मीडिया को समझने, गतिविधि बढ़ाने और एक अधिक सामाजिक रूप से सक्रिय कंपनी बनाने में मदद करें.

तुम क्या सोचते हो? क्या आपने एक कंपनी सोशल मीडिया पॉलिसी बनाई है? आपने किन वस्तुओं को शामिल किया? नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं!